Agent administratif et d'accueil au Guichet unique H/F

Sous la responsabilité de la Responsable du Guichet unique, vous assurez l’accueil du public.

MISSIONS

Poste d’Accueil Guichet Unique 2ème étage (en roulement en fonction du planning établi) :

· Accueil physique et téléphonique du public,

· Information et traitement des inscriptions scolaires, activités périscolaires…,

· Saisie des éléments constitutifs du dossier famille et éléments complémentaires,

· Gestion du Portail Famille,

· Gestion des calendriers de rendez-vous dans le cadre des demandes d’inscription scolaire,

· Vente de tickets de Busphone en qualité de mandataire,

· Gestion des mails reçus sur la boîte Espace Famille Romagné (traitement et gestion de la réponse) + relations avec les services pouvant être concernés par les demandes des familles,

· Accueil du public pour le paiement des factures en qualité de mandataire et saisie des règlements encaissés,

· Contrôle des remontées pointages,

· Aide à la saisie informatique des éléments de facturation garderies-études surveillées.

Fonctions complémentaires :

· Aide à la gestion administrative du service GU (récolte d’éléments statistiques, aide à l’élaboration des bilans/projets d’activités, documentation familles etc…).

Poste d’Accueil RDC (en roulement en fonction du planning établi) :

· Accueil physique du public des services à la population,

· Gestion de l’attente et orientation des usagers et des visiteurs,

· Information générale sur les démarches administratives,

· Remise de formulaires administratifs,

· Légalisation des signatures,

· Vente de tickets de Busphone en qualité de mandataire,

· Gestion des supports de communication et d’information du site ,

· Remise du courrier des domiciliés C.C.A.S.,

· Gestion du courrier des services en place (distribution dans les casiers des services) + boîte aux lettres du site,

· Gestion des besoins en fournitures du service (gestion des stocks de matériel, papeterie etc…),

· Gestion et tri du courrier,

· Assure et contrôle du bon respect de la procédure liée à la réservation d’un véhicule.

Savoirs et savoir-faire :

· Bonne maîtrise de la bureautique, aisance rédactionnelle,

· Capacité à utiliser les logiciels et outils informatiques adaptés aux services,

· Bonne connaissance des procédures d’inscription et de gestion des différents dossiers traités.

Savoir-être :

· Forte aptitude au travail en équipe,

· Aisance relationnelle - Bon contact avec le public et les partenaires,

· Discrétion,

· Adaptabilité aux besoins du service,

· Méthode et rigueur – respect des procédures,

· Bonne présentation et respect des horaires.
EC21126