AGENT ADMINISTRATIF AU GUICHET UNIQUE H/F

2 postes à pourvoir

MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE
- Accueil physique et téléphonique des familles
- Traitement des dossiers d’inscription aux activités proposées par les services municipaux (par téléphone, courrier et mail)
- Gestion des mails

ACTIVITÉS / TÂCHES RELATIVES AU POSTE
- Saisie informatique du dossier administratif des usagers - Inscriptions des usagers aux activités
- Facturation des prestations proposées
- Encaissement des recettes liées aux prestations (mandataire suppléant des régies Ville et CCAS)
- Contrôle journalier des encaissements
- Rédaction et envoi de documents administratifs
- Suivi du portail familles
- Classement et archivage

RELATIONS DU POSTE
Relations internes:
Travail en équipe
Relations transversales avec l’ensemble des services municipaux

Relations externes:
Contact avec le public

CONDITIONS DE TRAVAIL
Lieu d’affectation : Mairie de GAP - 3, rue Colonel Roux - 05000 GAP
Travail en équipe : OUI
Seul : NON
Matériel, moyens nécessaires : équipement informatique, téléphone, copieur/scanner

SPÉCIFICITÉ DU POSTE
Isolé : NON
Horaires réguliers : à définir
du lundi au vendredi sur une base de 35 heures hebdomadaires comprenant certains samedis (8h30-12h00)
Travail de jour : OUI
Travail le week-end : le samedi matin par roulement
Permis obligatoires : NON
Travail de nuit : NON
Astreintes : NON
Habilitations/Autorisations obligatoires : NON

COMPÉTENCES / APTITUDES

Savoir:
- Connaître l’environnement professionnel des activités à destination des familles proposées par la commune
- Connaître les différents services municipaux, administrations et leurs missions
- Connaissances en bureautique (drive, logiciel métier)

Savoir faire:
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Connaissance des procédures liées à la gestion des dossiers d’inscriptions
- Identification des besoins des usagers et aptitude à l’écoute
- Faire circuler les informations utiles auprès des Directions ressources
- Notions basiques de la langue anglaise

Savoir être:
- Avoir le sens des responsabilités
- Être rigoureux, organisé et méthodique
- Avoir un sens développé de l’accueil du public afin de rendre l'accueil rassurant, agréable, informant
- Être disponible et patient
- Avoir le sens du travail en équipe
- Avoir le sens de l’écoute, la discrétion
- Appliquer le droit de réserve

DIPLÔMES ET EXPÉRIENCES REQUIS
Secrétariat / bureautique
Expérience souhaitée en accueil du public
EC21323