ASSISTANT(E) DE DIRECTION - Direction des Systèmes d'Information F/H

MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE

Sous l’autorité hiérarchique du Directeur des Systèmes d’Information, vous êtes en charge du secrétariat et des tâches administratives du service.

CONDITIONS DE TRAVAIL

Lieu d’affectation : Services Techniques Municipaux
Travail en équipe : Oui

SPÉCIFICITÉ DU POSTE
Horaires :
Lundi au jeudi 7h45-11h45 et 13h30-17h30
Vendredi 7h45-10h45
Temps de travail : Temps complet

Base de travail : 35 h
Travail de jour : Oui
Travail de nuit : Non
Travail de week-end : Non
Astreintes : Non
Permis : Permis B apprécié

CARACTÉRISTIQUES PARTICULIÈRES DU POSTE
Risques liés au poste : Travail sur écran supérieur à 4 heures par jour

ACTIVITÉS / TÂCHES RELATIVES AU POSTE
1/ Secrétariat
- Accueil téléphonique et physique,
- Réception, traitement et orientation des appels,
- Renseignements et dépannage informatique de premier niveau,
- Création de tickets,
- Redirection des demandes vers les techniciens appropriés,
- Réceptions, rédaction et transmission des courriers.

2/ Comptabilité
- Création et suivi des bons de commandes,
- Réception, vérification et mise en paiement des factures,
- Traitement comptable de la dépense en relation avec les fournisseurs,
- Mise en place, suivi administratif et financier des marchés et contrats,
- Rédaction de documents administratifs (mails, courriers, décisions, etc),
- Préparation, suivi et archivage des dossiers.

3/ Gestion budgétaire
- Participer à l’élaboration du budget,
- Suivi des lignes de crédits,
- Respect des échéances budgétaires.

RELATIONS DU POSTE
Relations internes : l’ensemble des services de la collectivité, les élus.
Relations externes : les prestataires chargés de l’exploitation et de la maintenance, les prestataires et les fournisseurs
extérieurs, le trésor public.

COMPÉTENCES / APTITUDES

Savoir:
- Connaissances en comptabilité et en gestion,
- Maîtrise des procédures administratives de la collectivité,
- Maîtrise des marchés publics,
- Rédiger et mettre en forme des documents,
- Connaissances informatiques.

Savoir faire:
- Habiletés de communication à l’oral,
- Habiletés rédactionnelles,
- Polyvalence,
- Jugement et discernement,
- Organisation,
- Désamorcer les conflits.

Savoir être:
- Habiletés relationnelles ,
- Sens du travail en équipe,
- Rigueur et organisation,
- Autonomie,
- Diplomatie,
- Sens des responsabilités.

FORMATIONS / DIPLÔMES
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