Secrétaire gestionnaire (F/H)

Le service Urbanisme et Protection du Patrimoine participe à la mise en œuvre des orientations stratégiques en matière d’urbanisme. Il s’intègre dans une Direction renouvelée, la Direction Habitat Hygiène Immobilier Urbanisme

Le/La Secrétaire Gestionnaire, sous l’autorité de la Responsable du service Urbanisme et Protection du Patrimoine ou de son Adjointe et au sein d’une équipe pluridisciplinaire de 18 personnes, réalise des tâches de secrétariat et suit administrativement une partie des demandes faites auprès du service.

Vous savez :

Activités principales
- Enregistrer des dossiers d’urbanisme, saisir sur le logiciel Oxalis différentes données.
- Prendre des arrêtés via le logiciel ad hoc en matière de Déclarations Préalables (DP) et d’enseignes. Prendre l’ensemble des arrêtés du service (permis, Autorisations de Travaux (AT)) en cas d’absence de l’agent qui en a la charge.
- Gérer des envois en accusé réception des notifications des autorisations d’urbanisme
- Transmettre des dossiers aux services de l’Etat
- Participer au suivi des parapheurs du service et occasionnellement à la mise sous parapheur
- Assurer la gestion de la boîte mail urbanisme
- Participer à l’accueil téléphonique de la direction (prendre le relai des appels téléphoniques de la hiérarchie).
- Prendre en charge le classement et l’archivage des dossiers d’autorisation du droit des sols en lien avec les instructeurs
- Prendre en charge le classement des AT de l’année en cours en cas d’absence de l’agent en charge de la mission
- Gérer le courrier du service (dépôt et retrait) en lien avec les agents d’accueil
- Assurer le relai du Suivi de Courrier Roubaisien (SCR)

Activités spécifiques
- Gérer la prise de rendez-vous pour la responsable et son adjointe et l’organisation de réunions
- Polyvalence en cas d’absence d’une secrétaire du service

Relations fonctionnelles
- Différentes Unités de la DHHIU