secrétaire gestionnaire des crèches H/F

11% de la population roubaisienne est âgé entre 0 et 5 ans révolus. Par rapport à cette forte proportion, la Ville de Roubaix a développé une politique Petite Enfance engagée pour accompagner les petits Roubaisiens et leur famille.

Non seulement Roubaix compte près de 1 000 places en crèche, 600 places chez les assistantes maternelles, 700 places en accueil de loisirs maternels, mais elle offre également des actions de parentalité au travers notamment des lieux d’accueils enfant-parent et du dispositif Passerelles. En complément, la Direction Petite Enfance de la Ville coordonne l’ensemble de l’offre, la valorise et maille le partenariat entre ses acteurs.

En régie, la Direction Petite Enfance de la Ville gère 5 crèches collectives et une crèche familiale pouvant offrir jusqu’à 300 places d’accueil pour les enfants âgés de 8 semaines à 5 ans révolus.

Le Secrétaire-gestionnaire est rattaché directement à l’Encadrant administratif des crèches municipales. Son temps de travail est réparti entre 3 crèches.

Il assure la gestion administrative des crèches municipales, en lien avec la coordination de l’ensemble des crèches et en appui aux équipes encadrantes (responsables de crèche et EJE).




Vous savez :

Activités principales

Secrétariat
- Accueil physique et téléphonique des usagers de chaque crèche
- Consultation des courriels
- Edition d’attestations et élaboration de documents divers
- Reproduction de documents en crèche ou à l’imprimerie
- Gestion des documents des crèches : tri, classement et archivage
- Utilisation de divers moyens de communication (cahier de transmissions, courriels, Kidizz)

Travail en binôme avec la 2ème secrétaire-gestionnaire de crèche, et remplacement en cas d’absence

Activités spécifiques

Traitement de dossiers et saisie de documents

Pour les familles des crèches
- Transmission aux familles des documents liés à la fréquentation des enfants (contrats, congés, dérogations, extrascolaires)
- Mise à jour des dossiers des enfants
- Impression des pointages journaliers des enfants
- Saisie via Babicarte : bascule des dossiers de la préinscription à l’inscription, saisie des contrats, saisie des absences des enfants
- Contrôle mensuel de la situation des familles sur le site partenaire de la CAF (CDAP)
- Extraction et synthèse des données statistiques via Babicarte pour la préparation du rapport annuel d’activité
- Préparation des listings pour la commission annuelle d’attribution des places en crèche, en lien avec le responsable de la crèche
- Préparation et recensement des demandes de mutation d’été des enfants


Pour les agents
- Mise à jour des dossiers individuels des agents
- Saisie des absences des agents sur le logiciel dédié
- Recensement et commande des repas pour les journées pédagogiques
- Recensement des dotations pour l’équipement des agents des crèches (tenues de travail et EPI)

Participation aux réunions d’équipe élargies au niveau de la Direction

Participation à l’organisation et à la mise en œuvre des événementiels de la Direction (ex. : journée de la petite enfance)

Relations fonctionnelles
- Relations quotidiennes avec son binôme et l’Encadrant administratif des crèches
- Relations fréquentes avec les usagers et les agents des crèches municipales
- Relations régulières avec la DRH