Accueil - Opportunité de mobilité territoriale - Assistant.e de direction Vie Scolaire H/F - SAINT DENIS
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Assistant.e de direction Vie Scolaire H/F
Filière : Administrative
ou Animation ou Technique
Métier : Animation - jeunesse, Education, Petite enfance
Catégorie : B
Rédacteur territorial
Titulaire ou CDD
Lieu : SAINT DENIS
Titulaire ou contractuel
Expérience : 1 à 2 ans
Rémunération statutaire + régime indemnitaire
Date limite : 10/12/2024
Poste ouvert en recrutement
Descriptif et missions
Assistant.e de direction Vie Scolaire H/F
Ce poste est à pourvoir à SAINT DENIS.
Assistant.e de direction Vie Scolaire H/F
Assistant.e de direction Vie Scolaire H/F
Au sein du département Emancipation et éducation populaire, la direction de la vie scolaire pilote les activités d’accompagnement de la vie de l’école en personnel et en moyen matériel, elle assure le déploiement du projet éducatif municipal, en lien étroit avec l’Education nationale et l’ensemble de la communauté éducative.
La direction vie scolaire est composée d’une direction adjointe opérationnelle en charge du service personnel des écoles, d’un service ressources et d’un service enseignement 1er degré. La direction compte environ 600 agents titulaires et 150 agents contractuels.
Le service personnel des écoles assure la coordination et l’intervention des personnels intervenants dans les écoles : chefs de secteur, atsem, agents d’entretien, responsables d’équipement, personnels d’office, gardiens et une équipe mobile logistique.
Comptant près de 14 000 élèves scolarisés en primaire dans les écoles publiques, le service Enseignement 1er degré garantit les bonnes conditions de scolarisation des enfants d’âge primaire, participe à la réussite éducative des élèves dionysiens, en développant des projets d’accompagnement de la vie scolaire du primaire. Le service accompagne le développement urbain du territoire en prévoyant les besoins en locaux scolaires. Le service est également chargé de l’ensemble des questions liées à la Vie scolaire.
Le service Ressources est constitué de deux pôles, un pôle Rh et un pôle budget comptabilité. Le pôle RH conseille, coordonne, gère et contrôle l'ensemble des procédures RH, il assure la transmission des informations RH ascendante et descendante en lien avec les services opérationnels et la direction des ressources humaines. Il élabore des outils et est force de proposition.
L’assistante apporte une aide permanente au directeur et au service Enseignement 1er degré en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Accompagner le directeur dans son organisation, dans la gestion et la communication des informations :
- Gérer l’agenda en fonction des priorités définies : prise de rendez-vous, accueil téléphonique, -
- Réceptionner, traiter et diffuser les informations : messages téléphoniques, notes, mails, -
- Organiser, planifier et assurer la préparation logistique des réunions : Rédaction des ordres du jour en concertation avec le cadre, participe aux réunions de direction, Prise de notes lors des réunions et rédaction de comptes rendus
- Réaliser et mettre en forme des courriers, notes, rapports, compte rendus et dossiers de la direction et du service E1D
- Centraliser les notes et projets d’actes administratifs soumis à la validation des instances, en assurer le suivi, inscrire les décisions et délibérations sur Air Délib
Organiser, assurer le suivi et l’information des présences au sein de la Direction
- Centraliser renseigner et diffuser le planning des congés de la direction
- Suivi des présences des agents de la direction et du service E1D
Assurer la diffusion et le suivi du courrier au sein de la Direction
- Centraliser et s’assurer de l’enregistrement de l’ensemble des courriers de la direction, en assurer la répartition par service, les diffuser aux interlocuteurs pertinents
- Assurer le suivi des courriers signalés, l’adaptation et le délai de la réponse, en lien avec les cadres de la direction, les diffuser aux interlocuteurs pertinents
Assurer le suivi de projets et activité de la Direction et du service Enseignement 1er degré
- Assurer le suivi et la mise à jour des outils de communication interne et externe des activités de la Direction, veiller à la cohérence entre les différents supports d’information (Espace familles, site internet, -)
- Proposer et organiser la méthode de classement et l’archivage des courriers et dossiers à l’échelle de la direction en version physique et dématérialisée
- Mise à jour et Gestion du fichier des parents d’élèves et lien avec les directions partenaires, cabinet du maire sur les questions de fichiers contacts
- Assurer le suivi RGPD
- Assurer l’organisation logistique des événements de la Direction en lien avec les services concernés (Forum des familles, rencontres parents d’élèves élus-)
- Assurer la diffusion aux chefs de service des notes et rapports du BM
- Assurer le suivi des demandes d’enveloppes et de reprographies des écoles
- Fournir l’appui administratif et logistique au service E1D (attestations de scolarité, plannings, festivités de fin d’année, fêtes des écoles, dérogations -)
- Mettre à jour les données du guide pratique de la vie à l’école et de l’annuaire de la vie scolaire transmis annuellement aux directions d’écoles
La direction vie scolaire est composée d’une direction adjointe opérationnelle en charge du service personnel des écoles, d’un service ressources et d’un service enseignement 1er degré. La direction compte environ 600 agents titulaires et 150 agents contractuels.
Le service personnel des écoles assure la coordination et l’intervention des personnels intervenants dans les écoles : chefs de secteur, atsem, agents d’entretien, responsables d’équipement, personnels d’office, gardiens et une équipe mobile logistique.
Comptant près de 14 000 élèves scolarisés en primaire dans les écoles publiques, le service Enseignement 1er degré garantit les bonnes conditions de scolarisation des enfants d’âge primaire, participe à la réussite éducative des élèves dionysiens, en développant des projets d’accompagnement de la vie scolaire du primaire. Le service accompagne le développement urbain du territoire en prévoyant les besoins en locaux scolaires. Le service est également chargé de l’ensemble des questions liées à la Vie scolaire.
Le service Ressources est constitué de deux pôles, un pôle Rh et un pôle budget comptabilité. Le pôle RH conseille, coordonne, gère et contrôle l'ensemble des procédures RH, il assure la transmission des informations RH ascendante et descendante en lien avec les services opérationnels et la direction des ressources humaines. Il élabore des outils et est force de proposition.
L’assistante apporte une aide permanente au directeur et au service Enseignement 1er degré en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Accompagner le directeur dans son organisation, dans la gestion et la communication des informations :
- Gérer l’agenda en fonction des priorités définies : prise de rendez-vous, accueil téléphonique, -
- Réceptionner, traiter et diffuser les informations : messages téléphoniques, notes, mails, -
- Organiser, planifier et assurer la préparation logistique des réunions : Rédaction des ordres du jour en concertation avec le cadre, participe aux réunions de direction, Prise de notes lors des réunions et rédaction de comptes rendus
- Réaliser et mettre en forme des courriers, notes, rapports, compte rendus et dossiers de la direction et du service E1D
- Centraliser les notes et projets d’actes administratifs soumis à la validation des instances, en assurer le suivi, inscrire les décisions et délibérations sur Air Délib
Organiser, assurer le suivi et l’information des présences au sein de la Direction
- Centraliser renseigner et diffuser le planning des congés de la direction
- Suivi des présences des agents de la direction et du service E1D
Assurer la diffusion et le suivi du courrier au sein de la Direction
- Centraliser et s’assurer de l’enregistrement de l’ensemble des courriers de la direction, en assurer la répartition par service, les diffuser aux interlocuteurs pertinents
- Assurer le suivi des courriers signalés, l’adaptation et le délai de la réponse, en lien avec les cadres de la direction, les diffuser aux interlocuteurs pertinents
Assurer le suivi de projets et activité de la Direction et du service Enseignement 1er degré
- Assurer le suivi et la mise à jour des outils de communication interne et externe des activités de la Direction, veiller à la cohérence entre les différents supports d’information (Espace familles, site internet, -)
- Proposer et organiser la méthode de classement et l’archivage des courriers et dossiers à l’échelle de la direction en version physique et dématérialisée
- Mise à jour et Gestion du fichier des parents d’élèves et lien avec les directions partenaires, cabinet du maire sur les questions de fichiers contacts
- Assurer le suivi RGPD
- Assurer l’organisation logistique des événements de la Direction en lien avec les services concernés (Forum des familles, rencontres parents d’élèves élus-)
- Assurer la diffusion aux chefs de service des notes et rapports du BM
- Assurer le suivi des demandes d’enveloppes et de reprographies des écoles
- Fournir l’appui administratif et logistique au service E1D (attestations de scolarité, plannings, festivités de fin d’année, fêtes des écoles, dérogations -)
- Mettre à jour les données du guide pratique de la vie à l’école et de l’annuaire de la vie scolaire transmis annuellement aux directions d’écoles
Profil recherché
Assistant.e de direction Vie Scolaire H/F
- BAC / BTS Secrétariat
- Connaissance de l’organisation de l’administration souhaitée
- Sens de l’organisation, rigueur, méthode, discrétion, adaptabilité, aptitudes relationnelles, diplomatie
- Maîtrise des techniques de secrétariat et de l’outil informatique (word excel), capacité à déterminer les priorités, savoir mettre en place des outils de gestion, sens de la communication et de l’accueil
EC22135
- Connaissance de l’organisation de l’administration souhaitée
- Sens de l’organisation, rigueur, méthode, discrétion, adaptabilité, aptitudes relationnelles, diplomatie
- Maîtrise des techniques de secrétariat et de l’outil informatique (word excel), capacité à déterminer les priorités, savoir mettre en place des outils de gestion, sens de la communication et de l’accueil
EC22135
Avantages collectifs au travail
Assistant.e de direction Vie Scolaire H/F
- Prime de fin d’année
- Congés supplémentaires
- Restauration collective/titres restaurant
- Compte-Epargne Temps
- Prise en charge Mutuelle
- Avancement de carrière/promotion
- CPF-compte personnel de formation avantageux
- Prise en charge frais trajet domicile-transport en commun
- Abonnement CNAS ou FNAS
- Régime indemnitaire
- ARTT
- RIFSEEP
- CIA
- Charte Handicap
- Charte de la diversité
- Charte pour l'égalité des hommes et des femmes (parité)
- Gratification pour les médailles du travail
Description de la collectivité
À compter du 1er janvier 2025, les villes de Saint-Denis et de Pierrefitte-sur-Seine s’unissent pour donner naissance à la Commune Nouvelle de Saint-Denis, devenant ainsi la deuxième plus grande ville d'Île-de-France après Paris, avec près de 150 000 habitants.
Saint-Denis, ville d’histoire avec son emblématique basilique royale, et Pierrefitte-sur-Seine, en plein développement, unissent leurs atouts pour créer une ville en constante évolution, dynamique et résolument tournée vers l’avenir. Forte de son héritage culturel unique, de ses 130 nationalités et de ses acteurs engagés, la Commune Nouvelle de Saint-Denis incarne un pôle durable, équilibré, attractif et solidaire.
Saint-Denis et Pierrefitte, deux communes dynamiques en pleine mutation, créent aujourd'hui un terreau fertile pour des opportunités professionnelles diversifiées. En rejoignant la Commune Nouvelle, vous devenez acteur d'une transformation collective, dans un environnement stimulant où l'innovation et l'efficacité de l’action publique sont au cœur de chaque mission.
Employeur engagé, nous nous distinguons par notre volonté de promouvoir une collectivité apprenante, solidaire et inclusive. Rejoignez-nous et participez à écrire l'avenir d'une collectivité innovante où chaque projet façonne le quotidien de demain !
Venez prendre part à ce projet précurseur et ambitieux et marquer de votre empreinte l’histoire de la Commune Nouvelle de Saint-Denis!
Saint-Denis, ville d’histoire avec son emblématique basilique royale, et Pierrefitte-sur-Seine, en plein développement, unissent leurs atouts pour créer une ville en constante évolution, dynamique et résolument tournée vers l’avenir. Forte de son héritage culturel unique, de ses 130 nationalités et de ses acteurs engagés, la Commune Nouvelle de Saint-Denis incarne un pôle durable, équilibré, attractif et solidaire.
Saint-Denis et Pierrefitte, deux communes dynamiques en pleine mutation, créent aujourd'hui un terreau fertile pour des opportunités professionnelles diversifiées. En rejoignant la Commune Nouvelle, vous devenez acteur d'une transformation collective, dans un environnement stimulant où l'innovation et l'efficacité de l’action publique sont au cœur de chaque mission.
Employeur engagé, nous nous distinguons par notre volonté de promouvoir une collectivité apprenante, solidaire et inclusive. Rejoignez-nous et participez à écrire l'avenir d'une collectivité innovante où chaque projet façonne le quotidien de demain !
Venez prendre part à ce projet précurseur et ambitieux et marquer de votre empreinte l’histoire de la Commune Nouvelle de Saint-Denis!
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