Un.e assistant.e de direction H/F

Central dans la vie d’une collectivité, le secrétariat général a pour principale mission de sécuriser juridiquement les actes administratifs pris par la collectivité et de garantir la qualité de l’image de la collectivité à travers l’accueil réservé au public.
Le département regroupe la division administration générale, la division accueil et Unicité, la division Maison du citoyen et la division expertise état civil.
Au sein de la division administration générale, vous avez un rôle central au sein du service. Vous assurez principalement le secrétariat du directeur général des services et des deux directrices générales adjointes des services.
Dans ce cadre, vos missions seront :
Missions principales
- Vous assurez l’accueil physique et téléphonique de la direction générale, organisez les agendas et planifier les réunions et déplacements des membres de la direction générale. Vous saisissez et mettez en forme les documents demandés (courriers, compte rendu...) Vous suivez le courrier et établissez des tableaux de suivi des services. Vous jouez un rôle essentiel afin de fluidifier le fonctionnement quotidien de la direction. Vous assurez un relai entre la direction générale et les services. A ce titre, vous assurez la transmission et le suivi de différents dossiers (ordre de mission, remboursement des frais, EPA-)
- Doté-e de compétences en gestion comptable, vous assurez la saisie des engagements et des liquidations des dépenses, le contrôle des factures et la vérification des disponibilités budgétaires, en veillant à la rigueur et à la conformité des procédures. Vous effectuez également tous les achats transverses pour la collectivité : fournitures, mobilier, enveloppes-
- En soutien de l’assistante juridique et de gestion administrative, vous contribuez également à la préparation et au suivi des instances municipales (Bureau Municipal, commission, Conseil Municipal), en rédigeant des projets d’actes et les convocations, en veillant à l’aménagement des salles et en préparant les dossiers destinés aux élus et à la Direction Générale.
- Enfin, vous participez à la gestion juridique des dossiers du département. Sous la responsabilité de la responsable du département, vous assurez des missions d’assistant-e juridique : recherche, conseils, rédaction de notes, vous contribuez également à la mise en conformité au RGPD et assurez une suppléance sur la gestion des dossiers d’assurance. Enfin, vous gérez le traitement des déclarations des syndicats professionnels et des adhésions aux organismes extérieurs.


Conditions d’exercice :
- Cycle de travail de 37 heures hebdomadaires en horaires fixes avec 12 ARTT et 4 jours de sujétions s’ajoutant aux congés légaux,
- COS - Participation Mutuelles/Prévoyance- restaurant du personnel
- Politique active en matière de formation
- Comité des œuvres sociales (chèques vacances, sorties-)
- Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75%