Assistant administratif H/F

AU SEIN DE LA DIRECTION DE L’URBANISME ET DE L’AMENAGEMENT

Au sein du Département Technique et sous l’autorité de la Direction de l’Urbanisme et de l’Aménagement, vous assurez le bon fonctionnement administratif et organisationnel de la direction de l’urbanisme et de l’aménagement, en appui direct au directeur et aux collaborateurs (instruction des autorisations d’urbanisme, foncier, aménagement, manager de commerce).

Conditions d’exercice :

La ville de Saint Martin de Crau compte environ 14000 habitants. Elle fait partie du Pays d'Arles, dans le Département des Bouches-du-Rhône, en région Provence Alpes Côte d’Azur.
Elle est par ailleurs membre de la Communauté d’Agglomération Arles Crau Camargue Montagnette.

Planning : Poste à temps complet 37H30/semaine – 25 jours de congés et 15 jours de RTT sur la base d’une année complète. Télétravail possible selon conditions.


Missions principales :

Gestion administrative et secrétariat
Assurer l’accueil physique et téléphonique du public (premier niveau d’information, définir la zone du PLU et transmettre le règlement de zone correspondant)
Assurer la gestion du courrier entrant et sortant (enregistrement, diffusion, suivi)
Traiter les mails de la boîte générique ou prendre en charge la boite mail générique du service et transmission aux collaborateurs concernés
Assurer la rédaction, mise en forme et diffusion de documents administratifs en matière d’urbanisme et d’aménagement (courriers, notes, compte-rendu, arrêtés, certificats)
Réaliser le classement et l’archivage des dossiers (papier et numérique)
Organiser le suivi des parapheurs et des circuits de signature
Assurer le relai avec le service concerné pour la gestion du stock et les commandes fourniture de la direction
Assurer la gestion de l’agenda du directeur : prise de rdv, organisation de réunions
Assurer le suivi des échéances et les relances éventuelles

Appui administratif ADS et foncier
Réaliser l’enregistrement et le montage des dossiers ADS
Assurer l’édition de certificats, attestations, récépissés, et la transmission à la DGFIP pour taxes
Assurer l’enregistrement des DIA
Gérer l’affichage (arrêtés ADS, enquêtes publiques, SAFER, etc.)
Assurer la mise en forme et la transmission des actes administratifs
Assurer la gestion de l’agenda du CAUE
Réaliser le classement et l’archivage


Relations avec les partenaires et services
Assurer l’interface avec les autres services de la collectivité (technique, juridique, foncier)
Assurer la coordination avec les partenaires extérieurs (bureaux d’études, architectes, services de l’État)
Organiser et gérer le suivi des demandes d’informations des administrés


Compétences requises pour assurer le poste :

Savoirs
- Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales
- Connaître les procédures administratives et le suivi budgétaire

Savoir-faire
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
- Disposer de capacités rédactionnelles
- Etre organisé et savoir gérer les priorités
- Etre en capacité de suivre des dossiers multiples

Savoir-être
- Faire preuve de rigueur et de discrétion professionnelle
- Avoir le sens du service public
- Disposer d’un bon relationnel (contact usagers parfois exigeants)
- Etre autonome et réactif

Poste ouvert aux agents titulaires du cadre d’emploi des Adjoints administratifs.
Poste également ouvert aux contractuels. Il sera proposé un contrat à durée déterminée de 6 mois minimum renouvelables.

Le candidat devra disposer d’une formation minimale de Bac à BAC + 2 en secrétariat et disposer d’une expérience significative en gestion administrative ou une expérience professionnelle d’au moins 2 ans sur des fonctions similaires.

Disposer du quelques connaissances en urbanisme serait un plus.

Avantages sociaux :
Carte tickets restaurant, amicale, participation mutuelle et prévoyance


EC22208