Assistant-e de direction - F/H

Assurer l'assistanat de la Directrice générale adjointe des services

1- Mission de secrétariat
2- Gestion du courrier
3- Gestion de dossiers spécifiques à la direction ou transversaux en collaboration avec la DGAS
4- Agent télé-transmetteur (transfert des actes administratifs au contrôle de légalité
5- Organisation des séances du Conseil municipal

Mission de secrétariat
Assurer la rédaction, mise en forme et frappe de documents (courriers, notes -)
Planifier et organiser les rendez-vous, réunions
Filtrer les appels ou les demandes en fonction de leur importance et des priorités
Tenue de l’agenda
Présence aux réunions de coordination et de services et rédaction des relevés de décisions
Filtrage des courriers et des parapheurs des services municipaux transmis au visa de la Directrice Générale Adjointe avec son accord
Gestion et publication des actes administratifs de la direction sur le site de la ville (DematDoc)

Agent télé-transmetteur
Co-validation sur le fond et la forme des actes administratifs (arrêtés, décisions) ;

Transmission des actes administratifs (arrêtés, décisions) via la plate-forme FAST (contrôle de légalité) ;

Suivi administratif des actes administratifs (arrêté, décision)
(accusé réception, copie pour les services, tenue du registre)
Gestion du courrier
- dispatcher le courrier via le logiciel 6TZen

Gestion de dossiers spécifiques en collaboration avec la DGA
Travail de Recherche
Préparation et suivi des dossiers

Coordination des assistantes de la direction (ASCRG)
- mission de conseil ou aide à la résolution de questionnement d’ordre administratif
Organisation des séances du Conseil municipal en collaboration avec les deux autres assistantes de direction (DG et DGAS)
Travail en collaboration avec l’ensemble des services regroupés au sein de :
la Direction des Affaires Sociales
la Direction des Affaires culturelles
la Direction de la Réglementation Générale
la Direction de la Santé et de la Petite Enfance

Remplacer l’assistante de Direction du Directeur Général des Services et l’assistante de Direction du Directeur Général Adjoint en charge des Ressources, de la Cohésion Sociale et la Jeunesse, lors de leurs absences/congés
- Savoir travailler en équipe
- Être capable de travailler dans l’urgence
- Être disponible en cas de nécessité de service