État de service non signé - concours

Oui, le maire (en pratique, l’autorité territoriale ou son représentant) peut refuser de signer un état de services si les informations à certifier ne sont pas établies ou si le document présenté n’est pas conforme. En revanche, un refus fondé uniquement sur le fait que l’agent ne l’aurait pas “communiqué” lors de l’entretien professionnel n’est pas, en soi, un motif directement lié à l’objet de l’état de services.

1) À quoi sert un état de services

Un état de services sert à attester des éléments factuels de la carrière de l’agent (périodes d’emploi, quotité de travail, cadre d’emplois/grades le cas échéant, nature des fonctions, etc.), souvent pour l’inscription à un concours ou à un examen professionnel.

Il s’agit d’un document de certification administrative. Sa signature engage l’administration sur l’exactitude des données.

2) L’entretien professionnel et la demande d’état de services : deux démarches différentes

• L’entretien professionnel porte sur l’évaluation de la manière de servir, des objectifs, des compétences et des perspectives professionnelles.
• La demande d’un état de services est une démarche administrative destinée à justifier de l’ancienneté ou des services accomplis.

Le fait qu’un document n’ait pas été évoqué ou remis pendant l’entretien n’a, en principe, pas de lien direct avec la capacité de la collectivité à établir et certifier des services déjà réalisés.

3) Motifs possibles de refus (motifs “factuels”)

Un refus peut être justifié, par exemple, si :

• la collectivité ne peut pas vérifier les périodes ou la nature des services mentionnés ;
• le document comporte des erreurs (dates, quotité, employeur, statut) et l’agent refuse une version corrigée ;
• la demande porte sur des services effectués hors de la collectivité et que celle-ci n’est pas l’employeur concerné (c’est alors à l’employeur de la période en cause de délivrer l’attestation correspondante).

4) Si le refus est lié uniquement à l’entretien professionnel

Un refus reposant seulement sur l’idée que l’agent ne l’a pas “communiqué” lors de l’entretien professionnel est fragile, car il ne porte pas sur la véracité des services à attester. En pratique, la collectivité peut demander des précisions ou pièces pour établir un état de services exact, mais le rattacher à l’entretien professionnel n’est pas un motif “technique” lié au document.

5) Points de vigilance

• Selon les concours/examens, l’organisateur peut accepter des justificatifs alternatifs (attestations employeur, arrêtés de nomination/contrats, certificats de travail, bulletins). Les exigences varient selon les règlements de concours.
• En cas de difficulté, les voies de recours dépendent du contexte (demande écrite, réponse écrite, puis recours administratif). Les règles générales sont consultables sur les sites officiels (service-public.fr) et les textes sur legifrance.gouv.fr.

Ressources utiles (Emploi-Collectivités)

• Rubriques et fiches “Concours / Examens professionnels” et “Carrière” sur le blog territorial : https://www.emploi-collectivites.fr/blog-territorial.htm