Responsable pôle moyens internes - chargé missions logiciel courrier (h/f)

Forte de près de 600 agents, Annemasse Agglo met en oeuvre des politiques et services publics de nature très variée (https://www.annemasse-agglo.fr/agglo-et-territoire/missions-et-competences) sur le territoire de 12 communes et au bénéfice de plus de 93 000 habitants.
Le Pôle Moyens internes, intégré à une direction pluridisciplinaire en charge de l’administration générale et des affaires juridiques, foncières et immobilières, a pour rôle :
- le traitement du courrier arrivée / départ sous toutes ses formes et sur tout support
- l’intendance / la logistique :
o préparation des événements récurrents d’Annemasse Agglo, inaugurations, réceptions, cérémonies et manifestations, en relation avec les services demandeurs et le cabinet des élus ;
o relations avec les prestataires ;
o approvisionnement des tisaneries et salles de réunion, gestion de stocks
- la gestion des ressources communes à l’ensemble des directions : mise à disposition de salles de réunion et de matériels informatiques, gestion des abonnements et de la documentation
En quelques chiffres :
- Budget annuel documentation et intendance/logistique : 135 000 -
- Nombre de courriers entrants : 8 500 /an
Dans un contexte de mutation du courrier et de digitalisation des outils de travail, le Pôle Moyens interne devra faire évoluer l’outil de gestion du courrier (Maarch) pour en optimiser l’usage et poser les procédures internes de fonctionnement.
Vos principales missions seront les suivantes :
1. Accompagnement au changement de l’équipe du Pôle Moyens internes
- Management de 2 agents : encadrement, animation, supervision et coordination du travail des agents
- Favoriser la montée en compétence et l’autonomie des agents sur leur poste
- Favoriser le travail participatif et donner du sens
- Définir les objectifs individuels et collectifs des différents collaborateurs, les suivre, et mobiliser les agents pour l’atteinte des objectifs
- Accompagner les agents dans leurs missions et dans leurs relations avec les autres directions et les prestataires
2. Gestion de l’activité du Pôle Moyens internes et garantir son bon fonctionnement
- Etablir / mettre à jour les procédures internes
- Participer à des projets transversaux de la collectivité : démarche éco-exemplarité, démarche dématérialisation -
- Veiller au - vivre ensemble à l’hôtel d’agglo - et à la bonne gestion des ressources communes à disposition des agents de l’hôtel d’agglo
- Participer à l’organisation matérielle des manifestations ou des cérémonies / réceptions, en lien avec le cabinet des élus, le service communication et le service organisateur
- Préparer le budget du pôle et gérer les aspects budgétaires des activités