gestionnaire des assemblées H/F

MISSIONS : Vous assistez la responsable des assemblées (direction mutualisée Ville de Blois et Agglopolys) en assurant le suivi administratif nécessaire à la préparation des conseils municipal ou communautaire ; la relecture et les formalités de mises en œuvre des actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés) et le suivi des représentations des élus.

Interlocuteur.rice privilégié.e des services producteurs d’actes administratifs, vous leur apportez votre soutien mais êtes également garant.e de la sécurité et de la fluidité des activités des assemblées. A ce titre, vous exercez les missions suivantes :

- Préparation des assemblées AVANT – PENDANT – APRÈS :
- collecte des projets de délibérations, réponse et accompagnement des services y compris dans l'utilisation de l'application métier,
- relecture et corrections des projets d'actes,
- co-pilotage avec la N+1 du processus de préparation des conseils jusqu’à la convocation,
- participation à certaines assemblées (réunion en soirée),
- préparation des documents après séances (délibérations, procès-verbaux, registres) et accomplissement
des formalités d’exécution.

- Suivi des représentations des élu-e-s : actualisation des outils de suivi des représentations des élus .es dans les commissions et instances extérieures, en collaboration avec les secrétariats des élus.es.

- Assurer la continuité de service des assemblées et faire face aux pics d'activités :
- traitement des décisions du Maire et du Président et supervision des processus de prise d’arrêtés,
- travail en polyvalence entre les agents.es des assemblées pour assurer la continuité de service,
- réaliser et mettre en forme divers travaux bureautique.

- Classement et archivage des dossiers