Secrétaire - Assistante de direction F/H

Secrétaire - Assistante de direction - Bibliothèque Départementale -
11 chemin des Matins Calmes - GAP - contrat durée déterminée 6 mois

Référent administratif pour l’ensemble de la direction

Comptabilité générale et analytique sous la responsabilité de la Direction et en lien avec le service Budgétaire et Comptable du PCSS
- Suivi du budget : OB, BP, BS, DM2, DM3, opérations, fonctionnement et investissement, ; factures.
- Gestion et suivi dans i-parapheur des bons de commandes, engagements, devis, factures pour la BD.
- Suivi et bulletinage des abonnements et distribution des revues dans le service (suppléance)

Secrétariat de l’ensemble du service
- Accueil physique et téléphonique (suppléance) : bibliothécaires, fournisseurs, prestataires...
- Rédaction, prise de notes, mise en forme et suivi de tous types de documents (courriers, rapports, notes, délibérations, compte-rendu de réunions-) en lien avec les différentes activités de la BD (desserte, formation, etc.).
- Enregistrement, classement et distribution des courriers et notes reçus
et expédiés.
- Organisation et planification des rendez-vous, des réunions, réservation
Salle de formation ; tenue de l’agenda du Directeur.
- Lecture et distribution des messages adressés à l’adresse
électronique de la BD (suppléance) ; gestion des listes de diffusion.
- Gestion de plannings divers : formation, desserte, expositions,
Véhicules de services-
- Collecter, archiver et classer l’ensemble des documents
et dossiers.
- Référent KDélib pour les rapports de la BD.