Agent d'accueil et d'information F/H

L'agent d'accueil et d'information assure l'accueil téléphonique et physique des publics du Conseil départemental sur ses deux sites centraux situés à Cergy (« Le Campus », 2 avenue du par cet « L'Etoile », 38 bis boulevard du port). L'accueil est également assuré pour les services du CDDS et de la PMI situés sur le site de « La Palette » à Pontoise (2 avenue de la Palette) jusqu'en 2027/2028.
 
 
Les missions principales : 
·        Accueil physique des usagers, renseignement et information
·        Réception, traitement, orientation des appels téléphoniques entrants au standard
·        Réception, traitement, orientation des e-mails reçus à l'adresse POUR POSTULER, CLIQUEZ ICI  
·        Orientation des visiteurs vers les services ou organismes compétents
·        Paramétrage et remise des badges d'accès aux bâtiments pour les visiteurs et les nouveaux agents
·        Impression et paramétrage des badges stagiaires et organismes associés
·        Accompagnement de visiteurs sur site sur demande
·        Recherches téléphoniques ou Internet le cas échéant
·        Saisie de données statistiques pour suivi d'activité (ex : nombre de visiteurs, motif des visites, etc.)
·        Constitution et actualisation d'un fonds de documentation
·        Réservation de salle : accès au planning des salles de réunion, aide à la réservation ou modification sur demande
·        Contribution (occasionnelle) à des missions d'accueil et/ou de réception, sur sites centraux ou distants (ex : voeux de la Présidence, Salon International de l'Agriculture, Fête de l'été, évènements institutionnels, etc.
·        Contribution (occasionnelle) à certaines missions en interne (ex : renfort ponctuel au Pôle Courrier)
·        Contribution (occasionnelle) en cas de besoin d'un usager pour la réservation de véhicules de la flotte départemental, notamment via la boite à clés 
 
Les spécificités du poste : 
·        Accueil Campus 
·        Permanence de l'ensemble de l'équipe 10 vendredis par an à l'occasion des séances plénières du Conseil départemental 
·        Accueil ouvert en continu de 8h15 à 18h (rotation organisée pendant la pause méridienne)
 
·        Accueil Etoile 
·        Accueil ouvert en continu de 8h20 à 17h (rotation organisée pendant la pause méridienne)
 
·        Accueil Palette
·        Accueil ouvert en continu de 8h20 à 17h (rotation organisée pendant la pause méridienne), pour les services du CDDS, de la PMI, de la cellule accueillant les Mineurs non accompagnés (MNA)
·        Travail en collaboration avec le gardien du site
 

Technique :
o    Utiliser des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel)
o    Utiliser une console téléphonique et autre système de standard
 
Relationnel :
o    Soigner sa présentation vestimentaire
o    Adopter une attitude d'ouverture et d'écoute et appliquer les règles de la politesse et cordialité
o    S'exprimer avec aisance
o    Faire de preuve de discrétion à l'égard de tous les usagers, internes comme externes
o    Respecter le principe de confidentialité
o    Décrypter et reformuler une demande
o    Conserver son calme, maîtriser son vocabulaire, le ton et le niveau de sa voix y compris dans les situations délicates
o    Prévenir et tempérer un conflit avec un usager
o    Ajuster son comportement, son vocabulaire et éventuellement son élocution eu égard aux différents usagers accueillis
o    Rendre compte de son travail et d'éventuelles difficultés rencontrées à sa hiérarchie
o    Collaborer avec d'autres pour atteindre un objectif commun
o    Participer à l'évaluation de la qualité de l'accueil
o    Travail en équipe : savoir faire preuve de respect et d'empathie, envers ses collègues
o   Participer activement à la formation des nouveaux collègues
Connaissances :
o    Conseil départemental : organisation, fonctionnement, organigramme des services
o    Communication écrite et orale
o    Vocabulaire professionnel de la fonction Accueil
o    Règles de politesse et civilité
o    Techniques d'accueil physique et téléphonique
o    Techniques de communication et de gestion de personnes en difficultés ou agressives
o    Techniques de recherche d'informations sur Internet
o    Techniques de classement d'un fonds documentaires
o   Règles élémentaires du travail en équipe (coordination, transparence, prévenance, entraide)
 
 
 
EC20698