Assistant polyvalent F/H

L'assistant polyvalent est rattaché à la Direction. Il apporte une aide permanente aux chefs de service en matière d'organisation professionnelle, de gestion, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers. Il pourra être amené à effectuer, à titre accessoire, les mêmes missions que l'assistant de Direction.
Organiser la vie professionnelle des chefs de service et Responsables de pôle de la Direction
·       Gérer l'agenda et les rendez-vous en fonction des priorités
·       Respecter les délais de transmission de documents (tableau de suivi de l'activité du pôle)
·       Prendre des notes et rédiger des comptes rendus (ou relevés de décisions)
·       Mettre en signature des documents divers et suivre le parcours des parapheurs
·       Constituer des dossiers en amont de réunions
 
Assurer l'accueil téléphonique et physique
·       Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques 
·       Renseigner les interlocuteurs et relayer les appels vers les personnes compétentes
·       Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
 
Effectuer la mise en forme de travaux de bureautique
·       Mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, diaporamas...) selon la charte du Département
·       Avoir une relecture attentive de tous les documents (orthographe, grammaire, syntaxe) et vérifier systématiquement les coordonnées des destinataires
·       Assurer le suivi des courriers et notes sur le logiciel Elise
·       Organiser le classement et l'archivage (papier et numérique)
Suivre les projets et activités transversales de la Direction
·       Effectuer la gestion de l'arrivée et du départ du courrier
·       Suivre quotidiennement la boîte mail générique de la Direction
·       Gérer les demandes diverses (besoins en fournitures administratives, renseignements...)
·       Gérer les demandes de réservation de salles
·       Assurer l'accueil des nouveaux agents (contacts en amont, préparation logistique de l'arrivée : fournitures, PC, adresse mail, fournitures administratives, portrait ...)
·       Travailler en polyvalence avec les autres assistants de la Direction
·       Mettre à jour les procédures des assistants
·       Apporter un renfort ponctuel sur des tâches ou dossiers spécifiques des services métiers de la Direction, selon la charge de travail et les urgences.