Coordinateur(ice) accueil et assistant(e) de direction - Musée H/F

Coordination de l'accueil et de la surveillance du musée et appui à l'organisation des activités du Service des publics
- Gestion du planning de l'équipe accueil et surveillance pour garantir une ouverture du musée toute l'année (6 jours sur 7, horaires variables selon saison), et sur des évènements ponctuels en nocturne
- Gestion du planning d'astreinte bâtimentaire.
- Accueil physique et téléphonique des intervenant.e.s, des groupes, des prestataires tous les matins et parfois des après-midis en remplacement de l'agent d'accueil
-Appui à l'organisation des évènements du services des publics, des vernissages des expositions.
- Prise de réservation des groupes et du public individuel (via la plateforme Publik)
- Suivi des prestations d'entretien des locaux en lien avec la Direction des Bâtiment
- Régisseur de recettes adjoint
Communication
-Participation au groupe communication
-Mise à jour des informations du site internet, APIDAE (actualités) et communication page Facebook et àl'accueil du musée.
-Relecture et diffusion de l'agenda culturel trimestriel.
Gestion administrative et financière
- En binôme avec la comptable du musée et le Service budgétaire et comptable du Pôle Cohésion Sociale et Solidarités : suivi et exécution du budget du service des publics (45 000 EUR annuel), gestion et suivi dans Iparapheur et Grand Angle des bons de commandes, engagements, devis, factures
Secrétariat du service
-Enregistrement, classement et distribution des courriers et notes reçus et expédiés
-Suivi des messages téléphoniques
-Suivi / gestion de la boite mail institutionnelle du musée
-Relectures et signatures des conventions