2102 -Secrétaire de la Maison Départementale des Solidarités Jarny-Piennes H/F

MISSION : il (elle) est un interlocuteur (trice) local (e) pour l’ensemble des politiques publiques de la collectivité, en articulation permanente avec les professionnels des membres de l’équipe, les usagers, les différents services de l’institution et les partenaires. Il (elle) assure l’accueil du public au sein de la MDS, identifie la demande et assure son traitement dans la limite de sa fonction. Il (elle) collabore à la gestion et au suivi administratif des dossiers pris en charge par la MDS et organise le secrétariat. Sa fonction le (la) plaçant au cœur de l’information, le respect du secret professionnel, et plus généralement de l’éthique propre au secteur, est une préoccupation quotidienne

ACTIVITES :

Accueil

·  Ecoute, identifie la demande, renseigne et/ou oriente auprès des professionnels de l’équipe et/ou des organismes compétents

·  Transmet au public les informations ainsi que la documentation utiles à ses démarches,

·  Fait le lien avec les travailleurs sociaux et le public rencontré,

·  Participe à la gestion des plannings des permanences, gérer la prise de rendez-vous des permanences médico-sociales

·  Evalue l’urgence et alerter les travailleurs sociaux en cas de nécessité

·  Accueille les partenaires extérieurs

·  Peut contribuer à des réunions d’informations et d’animation à destination des publics, en MDS

Gestion et suivi administratif des dossiers

·  Gère et suit administrativement les dossiers par exemple en matière de rapports sociaux et/ou médico-sociaux : traitement informatique sur imprimés types ou sur logiciels, renseignements sur les dossiers sur un plan administratif (envoi, échéance, retour) ou enquêtes d’expulsion : tenue des échéanciers, envoi des mises à disposition, relances auprès des professionnels et transmission des réponses par messagerie,

·  Procède aux saisies régulières et tient à jour les données des usagers dans le Système d’Information Social (IODAS)

·  Assure le classement, l’archivage et/ou transmission des dossiers sociaux et médico-sociaux,

Organisation et secrétariat

·  Gère le courrier de la MDS (enregistrement, diffusion, envoi)

·  Contribue à l’organisation des activités de la MDS (création et et gestion d’outils) et assure un soutien informatique de premier niveau auprès des professionnels de la MDS en utilisant les logiciels et applications informatiques de la collectivité

·  Rédige des documents types et mettre en forme les écrits professionnels

·  Participe aux réunions d’équipe

·  Assure la mise à jour des listings, des imprimés et de la documentation, classer et archiver

·  Veille à l’articulation avec les professionnels de la MDS pour assurer la continuité du service public avec validation du supérieur hiérarchique

·  Gère l’organisation logistique de la MDS (commande de fournitures, recensement du mobilier, demande d’interventions…) en lien avec l’ARMDS, le correspondant territorial logistique et bâtiments et la déléguée territoriale fonctions ressources  

·  Participe aux réunions d’équipe, aux réunions de secrétaires  médico-sociales, à des groupes de travail en accord avec le supérieur hiérarchique.

·  Est amené (e) à se déplacer pour assurer une activité de secrétariat sur l’ensemble des sites de MDS du Territoire de Briey

·  Participe à la formation des étudiants (SMS, BTS Métiers du secrétariat et du secteur social)

Compétences relationnelles :

·  Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique

·  Faire preuve de distanciation face aux situations sensibles

·  Savoir créer un climat et une relation de confiance

·  Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers

·  Respecter la notion de secret professionnel

·  Savoir gérer les interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté

·  Savoir écouter

·  S’inscrire dans un cadre hiérarchique et fonctionnel

·  Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes

·  Etre en mesure de travailler en équipe

·  Savoir faire respecter des règles /échéances

Compétences techniques :

·  Connaître les spécificités de l’activité de la collectivité

·  Connaître les différentes politiques publiques de la collectivité

·  Savoir situer son action dans le champ légal et réglementaire de ses domaines d’intervention

·  Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d’activité

·  Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,…)

·  Utiliser les techniques de recueil, de traitement et de diffusion de l’information

·  Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions

·  Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)

·  Utiliser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet)

·  Utiliser les logiciels spécifiques du service/de l’activité

Compétences stratégiques :

·  Décrypter les attentes et identifier les besoins

·  Savoir être réactif et faire preuve de capacité d’initiative

·  Etre autonome dans l’organisation et l’exécution de son travail

·  Faire preuve de rigueur dans l’organisation de son travail

·  Faire preuve de curiosité intellectuelle

·   Savoir faire face à une situation de crise ou d'urgence