Agent de gestion administrative - offre 1188 H/F

Il.elle est chargé.e, pour 50% de de son temps de travail, de la gestion et de la livraison des différentes commandes des territoires, et d’activités administratives pour les 50% restants.

ACTIVITES

Gestion des commandes

·  Etablit un budget prévisionnel annuel des commandes en fonction des besoins et au regard des budgets de fonctionnement et d’investissement

·  Fait établir des devis pour les commandes de matériel médical

·  Veille au respect des procédures de marchés publics pour les commandes des carnets de santé enfants, carnets de maternité, commandes jeux et jouets, …

·  Fournit le matériel pour le fonctionnement des consultations, le matériel médical, les imprimés, les jeux et les jouets

·  Etablit un calendrier prévisionnel trimestriel des livraisons en fonction des navettes

·  Centralise les bordereaux de commandes des territoires

·  Prépare les commandes

·  Livre les commandes en fonction du calendrier établi

Gestion des stocks

·  Est garante du maintien de stock (stock minimum, éviter les ruptures de stock)

·  Tient un registre des commandes et des livraisons

·  Réalise les commandes régulières nécessaires

Réception des commandes

·  Réceptionne les livraisons

Suivi administratif et secrétariat :

Assure l’accueil téléphonique et physique du service

·  Assure la saisie de différents formulaires du service (certificats de santé de l’enfant, et des déclarations de grossesse)

·  Prépare les courriers et veille à leur mise en forme ainsi que pour tous documents administratifs

Apporte un soutien administratif et logistique à l’organisation des événements organisés par le service

• Réceptionne et trie le courrier du service en lien avec le reste de l’équipe

Spécificité

·  Manipulation de cartons - port de charges à la suite des livraisons.

Compétences techniques :

• Connaître l'organisation et les circuits de décision de la collectivité

• Connaître les grands principes des politiques de solidarité

• Connaître le secteur sanitaire et médico-social

• Connaître les acteurs de la petite enfance

• Connaître les règles de gestion des stocks

• Savoir élaborer des outils de suivi

• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,…)

• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)

Compétences stratégiques :

·    Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d’importance ou d’urgence

·    Etre capable de prendre des initiatives

·    Etre force de proposition

·    Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail

·    Concevoir des outils de planification

·    Etre capable de s’adapter au contexte

Compétences relationnelles :

• Savoir se rendre disponible

• Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes

• Etre en mesure de travailler en équipe

· Respecter la notion de secret professionnel