Agent.e de gestion administrative - Offre CDD 717 H/F

MISSION : l’agent de gestion administrative apporte un appui administratif au responsable du service jeunesse. Il. Elle suit les dossiers administratifs des deux pôles Education populaire/sports et engagement/citoyenneté et Revenu d’émancipation jeunes (REJ), est en relation avec les usagers et gère les activités logistiques et organisationnelles du service.

ACTIVITES

Suivi administratif

• Effectue la saisie de comptes rendus, notes et courriers

• En lien avec le responsable de service ou le cadre responsable du dossier, prépare les dossiers des différentes réunions

• Peut intervenir pour assurer l’organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, …)

• Apporte de manière ponctuelle, un appui administratif ou logistique à l’organisation de manifestations ou opérations particulières liées au domaine d’activités du service

• Trie, classe et archive les documents du service

• Utilise les logiciels et progiciels du service lorsque nécessaire, notamment les dépôts de notes et de rapports

Accueil et relations avec le public

• Assure l’accueil téléphonique et physique du service, renseigne sur les dispositifs éducation populaire, sports, participation citoyenne et REJ et oriente les demandes vers le bon interlocuteur

• Prend les messages et les transmet au bon interlocuteur

Spécificités

Assure la publication et le suivi des missions de service civique

Assure la gestion des dossiers de recrutement en lien avec les services de l’Etat et la DRH

Gère les frais de déplacement des agents du service et des volontaires en service civique

Gère la logistique et l’organisation des formations des volontaires

Contrat à durée déterminée

Durée 1 mois, renouvelable

Dès que possible

Compétences relationnelles :

• Savoir gérer des interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté

• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique

• Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers

• Faire preuve de diplomatie

• Savoir se rendre disponible

• Coopérer avec les autres services de la direction

Compétences stratégiques :

• Etre capable de prendre des initiatives

• Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d’importance ou d’urgence

• Filtrer à bon escient les appels téléphoniques

• Transmettre fidèlement les messages et attirer l’attention sur un problème éventuel

Compétences techniques :

• Maîtriser l’organisation et les circuits de décision de la collectivité

• Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d’activité

• Rédiger des courriers simples

• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage, …)

• Mettre en forme les documents selon la charte graphique

• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)

• Utiliser les logiciels et outils spécifiques du service et de l’activité