Assistant.e administratif.ve au REPE petite enfance - Offre 2625 H/F

MISSION : sous l’autorité du responsable du REPE, il.elle organise, le secrétariat du Relais Educatif Parents Enfants (REPE) et assure le suivi administratif de l'activité de la structure. Est chargé(e) d'une mission d'accueil et d'Information. Ses actions s’inscrivent dans une mission de protection de l'enfance, sur mandat administratif.

ACTIVITES

• Est chargé(e) de l'organisation du secrétariat du REPE (création d'outils de gestion et de suivi des dossiers, outils d’évaluation...)

• Contribue à l'amélioration du dispositif, est force de proposition pour l'amélioration de l'organisation administrative

• Assure le traitement et le suivi du courrier arrivé et départ

• Effectue le secrétariat des professionnels du REPE et gère leurs plannings

• Gère le planning et les rendez-vous du (de la) responsable

• Suit l'activité du service et complète les tableaux de bord

• Participe à l'élaboration d'outils d'évaluation de l'activité

• Crée les dossiers Individuels et en assure la gestion administrative et te suivi des échéances

• Participe aux réunions d'équipe et rédige les comptes rendus de réunions

• Assure l'accueil téléphonique et physique des familles et do partenaires extérieurs

• Met en place des conditions d'accueil conviviales pour les familles

• Effectue une première analyse des demandes d'information, y apporte une réponse ou transmet la demande au professionnel concerné

• Prend en charge et supervise la logistique nécessaire à l'activité du REPE (photocopies, véhicules...)

• Procède au classement et à l'archivage des dossiers.

Spécificités

Organisation du travail sur l’ensemble des jours de la semaine

Compétences stratégiques :

·  Alerter sur des risques, dysfonctionnements ou des urgences à traiter

·  Savoir être réactif et faire preuve de capacité d’initiative

·  Intégrer les priorités du service dans la planification et la gestion du secrétariat

·  Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail

Compétences relationnelles :

Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique

Savoir s'adapter à son publie

Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes

Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers

Compétences techniques :

·  Connaître l'organisation et les circuits de décision de la collectivité

·  Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions

·   Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement,

archivage...)

·   Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord

·  Utiliser les techniques de recueil, de traitement et de diffusion de l'information

·   Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Internet)

·  Utiliser les logiciels spécifiques du service