Assistant.e de direction CDD 985 H/F

MISSION : Apporte une aide permanente en termes d’organisation, de gestion et d’animation de l’activité de la direction de la communication : accueil, information, actions, logistique, budget ; de préparation, suivi et classement des dossiers

ACTIVITES

Suivi du budget et marchés

• Contribue à la préparation budgétaire de la direction en lien avec le directeur ou son adjoint

• Elabore et renseigne les tableaux de suivi budgétaire de la direction

• Assure l’exécution et suivi des lignes budgétaires (et virements de crédits) et procède à l’engagement et à la liquidation des factures

• Suit le demandes et l’exécution des marché des insertions publicitaires, du plan média et des conventions du sport de haut-niveau

Appui à l’animation des relations usagers et partenaires de la direction

• Assure la gestion du courrier entrant et sortant, suit les courriels usuels et les courriers signalés, effectue et suit la dématérialisation, sollicite les services et effectue les relances pour les réponses

• Effectue le suivi des boîtes mails DIRCOM et CONTACT et diffuse les messages dans les services de la collectivité en fonction de la thématique et des urgences

• Organise la diffusion des supports de communications (interne et externe) et le suivi des demandes d’impression des partenaires

•Assure la gestion des objets promotionnels (passation marché, gestion de stock, diffusion) et des supports de Communication.

Appui à l’organisation et gestion de l’activité de la direction

• Prend en charge et supervise la logistique nécessaire à l’activité de la direction

•Prépare et saisit des notes, rapports et courriers relatifs aux dossiers traités par la direction – suit X-paraph

•Traite les appels téléphoniques (internes/externes), accueille les visiteurs et rendez-vous

•Gère l’activité professionnelle du directeur, en planifiant réunions, rendez-vous et déplacements

•Organise (réservation de salle, proposition d’ordre du jour, invitation,) et participe aux réunions DIRCOM, rédige les comptes rendus et effectue le suivi des décisions prises (tableaux de bord)

•A en charge le suivi du tableau de congés des collaborateurs, des frais de déplacement, des relations avec le service formation, des commandes de fournitures et besoins de matériel…

•Contribue à l’évolution de la ligne métier des assistantes de direction

Activités ponctuelles liées à la réalisation de la revue de presse en lien avec Pôle presse

·  Recense les articles relatifs au département ou à ses compétences parus dans les principaux titres de la presse locale et nationale, les médias audiovisuels et sur les sites internet d’informations locaux et nationaux

·  Identifie les articles nécessitant d’alerter rapidement la hiérarchie en amont de la revue de presse

·  Centralise les articles dans une revue de presse quotidienne

·  Envoie les principaux articles au cabinet et à la direction générale

Compétences stratégiques :

· Intégrer les priorités de la direction dans la planification et la gestion du secrétariat

•Savoir anticiper

• Etre capable de prendre des initiatives

• Etre autonome dans l’organisation et l’exécution de son travail

• Etre capable de s’adapter au contexte

· Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d’importance ou d’urgence

· Filtrer à bon escient les appels téléphoniques

· Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel

· Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traiter

Compétences techniques :

• Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité

• Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d’activité

• Connaître les différentes politiques publiques de la collectivité

• Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions

• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage…)

• Mettre en forme les documents selon la charte graphique

• Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord

• Instituer des règles de classement et d’archivage et les faire respecter

• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)

• Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l’activité

Compétences relationnelles :

• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique

• Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers

• Faire preuve de diplomatie

• Savoir se rendre disponible

• Être en mesure de travailler en équipe

• Être capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes

· Promouvoir l’image de la direction/du service auprès des interlocuteurs