Assistant.e territorial.e insertion - CDD 2143 H/F

MISSION : sous la responsabilité hiérarchique du responsable du service territorial insertion, il.elle assiste celui-ci dans l'exercice de ses missions de gestion et de pilotage, et coordonne sous son autorité, l'organisation et la gestion administrative des diverses instances. Il.elle coordonne et assure les missions nécessaires à l’accueil, l’orientation et la sécurisation des parcours individuels des allocataires du revenu de solidarité active (RSA).

ACTIVITES

Assistance et organisation administrative du service (activités obligatoires communes à tous les ATI)

• Assure la sécurisation administrative des parcours d’accompagnement des allocataires du RSA

• Contribue au suivi de l'activité du service en lien avec les autres professionnels (élaboration et alimentation de tableaux de bord et de suivi)

• Assiste le responsable dans son activité (tenue de l'agenda, rédaction et envoi d'invitations diverses, réservation de salles, réalisation et suivi des documents relatifs aux dossiers suivis par le responsable)

• Contribue à la continuité de service en lien avec les autres professionnel.le.s du pôle administratif (mise à jour du planning absences et congés)

• Participe à l’ensemble des réunions et groupes de travail liés à son activité, organisés par les directions centrales ou d’autres missions du Département (Copro Phénix, réunions des lignes métiers, réunions thématiques,…) et aux réunions de l’équipe

• Collabore à la diffusion de l’information (rédaction de courriers et de comptes-rendus de réunion, notes, rapports etc…) et à la communication

·  Apporte, autant que de besoin, un soutien administratif aux référents territoriaux insertion (RTI) et/ou aux chargés de développement (suivi des conventions, sécurisation des parcours, …)

·  Apporte un appui technique aux agents du STI et aux opérateurs pour l’utilisation du logiciel Phénix (création requêtes BO)

Coordination des activités de gestion administrative et financière

• Prépare la rédaction des rapports et la vérification du service fait, assure le traitement administratif des demandes et le suivi financier des enveloppes territoriales (conception et suivi des tableaux comptables)

• Organise des réunions avec les autres professionnels pour assurer la coordination et l’animation du pôle administratif

• Réalise des supports de présentation et de communication

• Assure l’organisation de rencontres partenariales, la préparation de supports de présentation et la rédaction de comptes-rendus

Coordination et organisation des Equipes consultatives RSA (EC RSA)

• Assure l'organisation et la gestion administrative des réunions de l'équipe consultative RSA : contacts avec les allocataires, contribution à l'analyse des constats, calages avec les partenaires, courriers,...

• Organise, coordonne et suit le lancement de la procédure de suspension administrative en lien avec le référent unique et le référent territorial insertion : rédige la fiche de présentation des dossiers, procède aux abandons de procédure, assure le suivi des dossiers

• Assiste les référents territoriaux insertion durant les réunions de l'EC RSA et rédige le relevé d’avis sur la fiche de procès-verbal

• Procède au suivi administratif des dossiers après les réunions de l'EC RSA (transmission au responsable, recueil des décisions et gestion de leur suivi, notification aux bénéficiaires, suivi statistique)

• Assure le suivi administratif des situations complexes en lien avec la direction centrale, la CAF et la MSA.

En l’absence de l’assistant.e du responsable de service

• Assiste le responsable du service dans l'exercice de ses missions de gestion et de pilotage (suivi des conventions et du budget territorial insertion, diffusion de l'information, rédaction de courriers, notes, rapports, conception de supports de réunions,...)

• Assiste le responsable dans son activité (tenue de l'agenda, rédaction et envoi d'invitations diverses, réservation de salles, réalisation et suivi des documents relatifs aux dossiers suivis par le responsable)

Compétences relationnelles :

• Animer un groupe

• Animer ou conduire des réunions

• Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes

• Travailler en coordination et en transversalité

• Savoir faire respecter des règles

· Savoir gérer les interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté

• Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers

Compétences stratégiques :

• Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traiter

•  Etre force de proposition

•  Etre capable de synthèse

• Savoir être réactif et faire preuve de capacité d'initiative

· Intégrer les priorités du service dans la planification et la gestion du secrétariat

·   Répartir et organiser les activités

• Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail

Compétences techniques :

• Connaître l'organisation et les circuits de décision de la collectivité

• Appréhender le champ d'application légal et réglementaire lié à l'insertion

• Rédiger des notes techniques parfois complexes

• Elaborer et exploiter des tableaux de bord

•Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Internet) 

·  Utiliser les logiciels spécifiques du service /de l’activité

• Utiliser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet)