Assistant.e territorial.e insertion - Offre 2500 H/F

MISSION : Il.elle assiste celui-ci dans l'exercice de ses missions de gestion et de pilotage, et coordonne sous son autorité, l'organisation et la gestion administrative des diverses instances. Il.elle coordonne et assure les missions nécessaires à l'accueil, l'orientation et la sécurisation des parcours individuels des allocataires du revenu de solidarité active (RSA).
ACTIVITES
Assistance et organisation administrative du service (activités obligatoires communes à tous les ATI)
• Assure la sécurisation administrative des parcours d'accompagnement des allocataires du RSA
• Contribue au suivi de l'activité du service en lien avec les autres professionnels (élaboration et alimentation de tableaux de bord et de suivi)
• Assiste le responsable dans son activité (tenue de l'agenda, rédaction et envoi d'invitations diverses, réservation de salles, réalisation et suivi des documents relatifs aux dossiers suivis par le responsable)
• Contribue à la continuité de service en lien avec les autres professionnel.le.s du pôle administratif (mise à jour du planning absences et congés)
• Participe à l'ensemble des réunions et groupes de travail liés à son activité, organisés par les directions centrales ou d'autres missions du Département (Copro Phénix, réunions des lignes métiers, réunions thématiques,...) et aux réunions de l'équipe
• Collabore à la diffusion de l'information (rédaction de courriers et de comptes-rendus de réunion, notes, rapports etc...) et à la communication
· Apporte, autant que de besoin, un soutien administratif aux référents territoriaux insertion (RTI) et/ou aux chargés de développement (suivi des conventions, sécurisation des parcours, ...)
· Apporte un appui technique aux agents du STI et aux opérateurs pour l'utilisation du logiciel Phénix (création requêtes BO)

Coordination de la phase orientation et des réévaluations de situation
· Assure la coordination de la phase d'orientation des allocataires RSA (organisation et sécurisation) ainsi que des réévaluations de situation
· Etablit les listes des personnes à inviter aux rendez-vous d'orientation à partir du logiciel insertion
· Analyse la situation individuelle des allocataires au vu des données informatiques de la CAF, de Pôle emploi
· Prépare les entretiens en recueillant les différentes informations concernant la situation de la personne dans les flux informatiques de la CAF ou de Pôle emploi
· Etablit les plannings et les rendez-vous d'orientation, envoie les invitations à l'entretien aux allocataires et assure l'organisation et le suivi des aspects logistiques (réservation des salles, bureaux, matériel...)
· Réalise des relances téléphoniques et/ou SMS pour sécuriser la présence et la mobilisation aux rendez-vous
· Est l'interlocuteur.trice privilégié.e des prestataires assurant les rendez-vous d'orientation et veille à leur information sur l'offre d'insertion
• Organise ou assure le suivi et la communication d'informations entre les prestataires et le référent unique
• Assure le suivi du marché d'orientation (bons de commande, facturations).

Référence de l'offre : jdfr2p6x0v

Compétences techniques :
• Connaître l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Appréhender le champ d'application légal et réglementaire lié à l'insertion
• Rédiger des notes techniques parfois complexes
• Elaborer et exploiter des tableaux de bord
• Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
• Utiliser les logiciels spécifiques du service /de l'activité
• Utiliser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet)

Compétences relationnelles :
• Animer un groupe
• Animer ou conduire des réunions
• Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes
• Travailler en coordination et en transversalité
• Savoir faire respecter des règles
· Savoir gérer les interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
• Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers

Compétences stratégiques :
• Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traiter
• Etre force de proposition
• Etre capable de synthèse
• Savoir être réactif et faire preuve de capacité d'initiative
· Intégrer les priorités du service dans la planification et la gestion du secrétariat
· Répartir et organiser les activités
• Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail
EC9876