Gestionnaire assemblée délibérante et référent (e) fonctionnel (le) logiciel métier - Offre 932 H/F

MISSION : Intervient en appui au responsable du service de l’assemblée dans la préparation des instances délibérantes (conseil départemental et commission permanente), dans le suivi et la gestion des délégations de signature et de la publicité des actes administratifs du Département. En tant référent (e) fonctionnel (le) logiciel métier, participe à la mise en œuvre des projets liés au logiciel et modules métiers du service de l’assemblée et veille à leur bonne appropriation par les utilisateurs.

ACTIVITES

Assistance administrative, planification et suivi

·  Prépare, organise et suit les sessions plénières du conseil départemental

·  Centralise, analyse et valide les rapports des services pour les sessions plénières

·  Suit les validations de la direction générale et des élus (Président.e et POUR POSTULER, CLIQUEZ ICI et conseillers.ères délégué.e.s)

·  Met en page, produit et diffuse les rapports POUR POSTULER, CLIQUEZ ICI la Président.e à l’assemblée départementale

·  Participe aux séances, suit les débats, les votes

·  Crée et transmet les délibérations de l'assemblée départementale au service du contrôle de légalité de la préfecture

·  Crée, édite et expédie les procès-verbaux des commissions thématiques et territoriales, des séances publiques de l'assemblée départementale

·  Tient le calendrier des sessions du conseil départemental et des commissions permanentes

·  Rédige et suit les arrêtés de délégation de signature des directions centrales et des élus, ainsi que les désignations es qualités des élus au sein des organismes extérieurs

Gestion de l’information et publication officielle

·  Assure la publicité des actes administratifs réglementaires sur les plateformes en ligne

·  Informe et répond aux demandes sur le fonctionnement et le rôle du conseil départemental

Appui juridique et veille informative

·  Assure un appui à l’analyse des rapports proposés à l’ordre du jour des commissions permanentes et des sessions, des arrêtés de délégation de signature et des dispositions régissant les assemblées (lois, règlements, règlement intérieur du CD54…)

Missions de référent (e) fonctionnel (le) logiciel métier

·  Participe au fonctionnement et à la performance du logiciel et des modules métiers : centralisation des incidents, anomalies et problèmes rencontrés (suivi des tickets d’incidents…), paramétrages fonctionnels de 1er niveau, réalisation de tests, vérification et validation de patches ou montées de version, création et gestion de comptes et droits d’accès utilisateurs, formation, accompagnement et assistance des utilisateurs dans la bonne utilisation du logiciel métier et en cas de difficulté (support fonctionnel de 1er niveau), conception et mise à jour des supports pédagogiques (tutoriels, fiches pratiques…)

·  Veille à la conformité et à la qualité des données

·  Produit des statistiques, tableaux de bord et indicateurs, édite et diffuse les données en conformité avec le RGPD

·  Participe au recensement des besoins métiers et au déploiement de nouveaux outils

Spécificités

·  Est contributeur de l’intranet du service de l’assemblée

·  Assure la suppléance de POUR POSTULER, CLIQUEZ ICI collègue pour la gestion des commissions permanentes

·  Planification des congés soumis au calendrier des commissions permanentes et des sessions plénières du conseil départemental

·  Amplitude horaire liée aux contraintes de disponibilités propres à l’activité

Compétences stratégiques :

·  Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail

·  Savoir anticiper

·  Savoir s’adapter aux évolutions

·  Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus

·  Sens de l’organisation

·  Esprit d’analyse et de synthèse

·  Savoir planifier et programmer

·  Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d’importance et d’urgence

·  Etre capable de prendre des initiatives

·  Etre force de proposition

·  Faire preuve de curiosité intellectuelle

·  Transmettre fidèlement les messages et attirer l’attention sur un problème éventuel

·  Identifier les enjeux liés à la protection des données personnelles et à la sécurité des systèmes d’information

Compétences relationnelles :

·  Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes, travailler en équipe et avec un réseau d’acteurs

·  Faire preuve de pédagogie

·  Faire preuve de diplomatie

·  Sens de l’écoute et de la communication

·  Savoir gérer les interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté

·  Savoir accompagner et conseiller, comprendre les besoins de son interlocuteur

·  Savoir se rendre disponible

·  Etre capable de s'adapter à différents comportements professionnels

·  Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers

·  Développer et entretenir un réseau d’informations et de documentation

Compétences techniques :

• Connaître le fonctionnement de l’administration territoriale

·  Maitriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité

·  Maîtriser l’organisation des services et des missions

·  Maîtriser les principes généraux de droit public

·  Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d’activité

·  Utiliser les techniques de recueil, de traitement et de diffusion de l’information

·  Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)

·  Maîtriser les fonctionnalités du logiciel métier et des modules spécifiques du service/de l’activité (AIRSDELIB, WEBDELIB+, kiosk, SPL XDemat)

·  Gérer les comptes utilisateurs et droits d’accès

·  Analyser, formaliser et synthétiser un besoin fonctionnel

·  Elaborer des référentiels, règles et méthodologies

·  Elaborer et exploiter des tableaux de bord/indicateurs