Responsable du service moyens généraux (F/H)

Votre équipe
Rattaché au Directeur des affaires juridiques, vous pilotez le service des moyens généraux (3 agents) et garantissez une gestion fluide, qualitative et réactive des courriers et courriels, des actes administratifs et des fournitures.
Vous participerez au projet de gestion de la relation aux usagers porté par la Ville.

Vos missions clés
Vous pilotez et organisez le traitement des courriers entrants et sortants, en garantissant la fiabilité du circuit de réception à la réponse, le respect des délais de traitement et la qualité rédactionnelle des écrits produits par les services.
Vous déployez et animez une démarche qualité au sein du service en assurant la responsabilité fonctionnelle du logiciel de gestion des courriers (Airs Courrier) et en formant les utilisateurs à son utilisation, ainsi que la messagerie - contact - de la mairie. En parallèle de ce pilotage, vous fédérez et faites progresser le réseau des référents courriers et structurez leur suivi à travers des tableaux de bord en lien avec le contrôleur de gestion. A ce titre vous être chargé d’harmoniser les pratiques en accompagnant les équipes vers une amélioration continue de la rédaction des réponses et des délais associés particulièrement.
Vous encadrez une équipe de trois agents et veillez à la bonne répartition des charges de travail au quotidien.
Vous pilotez les boitages riverains, la reprographie de certains documents puis leur diffusion (le journal interne par exemple) et les circuits de parapheurs.
Vous garantissez la régularité et la conformité de l'affichage des actes administratifs, en veillant au respect des obligations réglementaires et à la bonne information des administrés.
Vous pilotez le budget du service (prévisions, suivi des dépenses liées aux fournitures et aux prestations).
Vous assurez la mise en place des salles de l’hôtel de Ville sur des configurations ne nécessitant pas de logistique trop importante, et pouvez être amené à collaborer avec les assistantes de la direction générale sur certaines missions ponctuelles.

Votre profil
Vous disposez d'une expérience confirmée dans la gestion administrative et l'encadrement d'une équipe, idéalement au sein d'une collectivité territoriale.
Rigoureux et organisé, vous faites preuve d'une grande discrétion professionnelle dans le traitement des actes administratifs.
Doté de bonnes qualités relationnelles, vous savez fédérer des agents autour de pratiques communes et accompagner le changement avec pédagogie. Vous maîtrisez les outils bureautiques et êtes à l'aise avec les logiciels métiers, les tableaux de bord et le reporting.
Vos conditions de travail
Poste à pourvoir dés maintenant
Vous travaillerez à temps complet 39h/semaine
Vous bénéficierez de 25 CA + 23 RTT
Et si vous choisissiez Palaiseau -
C’est rejoindre une Ville engagée pour le bien-être de ses agents, qui place l’équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle au cœur de ses priorités.
Une politique sociale tournée vers votre santé et votre sécurité :
- Participation employeur à la mutuelle de 50 % à 75 %
- Participation employeur à la prévoyance : de 50 % à 75 %
- Actions de prévention régulières.
- Versement du forfait mobilités durables pour encourager des modes de transport écologiques.
Des avantages pensés pour faciliter votre quotidien :
- Accès aux titres-restaurant.
- CNAS et COS pour bénéficier de nombreuses offres pour facilitant l’accès aux loisirs
- Prise en charge à 75% des frais de transport


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