Assistant/e administratif/ve chargé/e des dossiers liés au statut de l'enfant et des demandes d'accès aux origines

Le schéma départemental va constituer la pierre angulaire de l’action départementale pour les 5 prochaines années, en faveur des enfants et des familles. Il viendra structurer les actions de la PMI et de la prévention et protection de l’enfance en prenant en compte les besoins fondamentaux de l’enfant.

Ce nouveau schéma s’articule autour de 5 axes forts qui feront ainsi l’objet d’une déclinaison au travers de 27 actions opérationnelles.

Sous l'autorité hiérarchique du Chef de service Famille Enfance, l'assistant technique intègre l'équipe du Service Famille Enfance pour contribuer à la mission de protection de l'enfance notamment dans le cadre plus spécifique de la mission adoption / accès aux origines :

- Assure le traitement administratif des missions liées aux procédures de changement de statut
- Assure le traitement administratif des missions liées à l'admission et au suivi des enfants pupilles
- Assure le traitement des dossiers des candidats à l'adoption et des personnes agréées en vue d'adoption
- Assure un soutien technique et administratif pour toutes les demandes d'accès aux origines
- Assure le remplacement du secrétariat CRIP en l'absence de la secrétaire du service CESSEC:
- Assure l'organisation administrative des instances de CESSEC : invitations, planning, réceptions des demandes de saisine des SAMS, constitution des dossiers en vue de leur étude à l'instance, compte-rendu.
- Assure les suites administratives de la CESSEC: préparation administrative des dossiers en vue de constituer les requêtes de changements de statut, gestion des tableaux de suivi.
PUPILLES:
- Mets en œuvre la procédure administrative lors de l'admission dans le service d'un enfant pupille provisoire ou définitif:
Rédaction du procès verbal de la remise de l'enfant par le ou les titulaires de l'autorité parentale -
Rédige les arrêtés et les notifications, constitue les dossiers administratifs (actes de naissance, inventaires des biens, attestations diverses, rapports d'admission), transmets les documents concernés à la DDETSPP et aux SAMS
- Assure le suivi administratif de l'enfant pupille:
En lien avec les travailleurs médico-sociaux de la cellule adoption, assure la gestion administrative et la planification des bilans d'adoptabilité
Constitue les dossiers administratifs de suivi de chaque pupille (rassemble les écrits, obtention de l'acte de naissance, gestion des documents administratifs en lien avec les sites, les référents et les lieux d'accueil)
Veille aux échéances de rédaction des écrits et de leur transmission à la DDETSPP
Prépare les dossiers en vue de leur passage en Conseil de Famille des Pupilles de l’État en collaboration avec la DDETSPP
Organise la consultation des dossiers par les membres du Conseil de famille 15 jours avant chaque échéance
Tiens les tableaux de suivi à jour
Gère le planning, les convocations et les comptes-rendus des réunions de synthèse entre les référents socio éducatifs des sites, la PMI si nécessaire, les chefs de site, les acteurs présents dans la situation de l'enfant (assistante familiale, DDCSPP, CAMPS, MECS, hôpital de jour...) concernant les pupilles
Enregistre les données dans IODAS et dans les registres pour les dossiers de pupilles
- Mets en œuvre la procédure administrative dans le cadre des naissances sous le secret en collaboration avec les maternités, le correspondant CNAOP et les membres de la cellule adoption:
Constitue les dossiers administratifs (rassemble les écrits, s'assure de la déclaration de l'enfant en mairie, obtention de l'acte de naissance, demande la prise en charge CMU, bons de vêture, gestion des documents administratifs en lien avec l'assistante familiale) Gère et assure la veille du planning des acteurs référents de l'enfant dans le cadre des naissances sous le secret: assistante familiale disponible pour l'accueil de bébés nés sous le secret, PMI/UPPE, TMS
Assure le suivi administratif et légal en cas de rétractation dans un délai de deux mois pour les naissances sous le secret: courrier de la mère et au tuteur, mise à jour des registres, des données IODAS, archivage du dossier.
En lien avec la DDETSPP et les membres de la cellule adoption, participe aux réunions préparatoires aux Conseils de Famille dans le cadre d'un éventuel apparentement et en assure les suites
Assure le suivi administratif de l'enfant pupille confié en vue d'adoption dans sa famille en lien avec la DDETSPP
Assure le traitement administratif des suites dans le cadre des jugements d'adoption plénière en lien avec la DDETSPP
ADOPTION:
- Traiter les 1ères demandes et les dossiers des candidats à l’agrément adoption:
En lien avec les membres de la cellule adoption, organise auprès des candidats un entretien d'information obligatoire sur la procédure d'agrément en vue d'adoption, les pupilles, les enfants à besoin spécifiques
Reçoit et traite les dossiers de candidature pour l'obtention d'un agrément adoption ou de leur actualisation, extension ou renouvellement
Assure le lien avec le travailleur médico-social et la psychologue de la cellule adoption en vue de la mise en œuvre des procédures d' évaluation agrément
Assure la gestion des tableaux de suivi en matière d'agrément
Est garant tout le long du parcours de traitement de la demande du respect de la procédure administrative et des délais
Planifie, prépare, organise et assure le secrétariat de la commission agrément adoption en aval comme en amont des échéances
Met en œuvre administrativement les décisions de la Commission d'agrément (rédaction de courriers, attestations, arrêtés)
ACCES AUX ORIGINES:
- Assurer un soutien administratif pour toutes les demandes d'accès aux origines:
Réceptionne et accuse réception des courriers des demandeurs
Traite les demandes d'accès aux dossiers administratifs des anciens pupilles et anciens enfants pris en charge dans le cadre de l'ASE (attestations de placement, reconstitution du dossier, demande des actes de naissance, photocopies diverses ) en lien avec les archives départementales et en tenant compte du cadre légal notamment dans la préservation de l'anonymat de certains acteurs ou de certaines données
Assure le lien avec la psychologue en vue de l'accompagnement du demandeur dans la consultation de son dossier
Garantit le versement aux archives départementales des dossiers afin de permettre leur accès aux usagers dans les conditions réglementaires, le cas échéant
Tiens à jour les tableaux de suivi en matière d'accès aux origines
SECRETARIAT/REMPLACEMENT:
Assurer le remplacement du secrétariat CRIP en l'absence de la secrétaire du service:
- Accueil téléphonique
- Traitement des courriers et informations entrantes
- Traitement administratif des informations préoccupantes après avis de l'expert CRIP