Secrétaire assistant Enfance jeunesse et famille (H/F) - Ref 31541

Le Département de la Savoie recherche un secrétaire assisant (H/F) au sein du service enfance jeunesse et famille à la Maison sociale du Département d’Albertville à temps complet.

Missions

Accueil 

• Recevoir, assurer une première réponse et/ou orienter les appels téléphoniques
• Accueillir physiquement le public, les professionnels et les partenaires
• Contribuer au fonctionnement global du siège de la MSD afin d’assurer la continuité des services

 

Secrétariat

 

• Réaliser le traitement administratif de tous types de courriers ou dossiers (frappe, mise en forme…)
• Effectuer la réception, le tri, la distribution et l’affranchissement du courrier entrant ou sortant
• Assurer le secrétariat du/des chef(s) de service EJF et référents EJF (interlocuteur privilégié, suivi des dossiers et agenda)
• Assurer le traitement administratif des situations (contrat d’accueil assistantes familiales, mecs, scolarité, saisie Iodas…)
• Suivre la documentation et effectuer le tri, le classement et l’archivage des dossiers EJF
• Rédiger les comptes rendus de réunions

 

Contribution aux activités de la Maison sociale

• Organiser les agendas de l’équipe
• Suivre la planification et garantir l’organisation logistique des réunions (salle, matériel…)
• Organiser et coordonner la circulation et la transmission des informations au sein du service EJF, et assurer la liaison entre les membres de l’équipe
• Participer au recueil et à l’exploitation des données nécessaires à l’observation des besoins locaux (statistiques…)
• Préparer les dossiers examinés lors des commissions et instances, et en assurer le suivi (CRIP, bilans, synthèses…)
• Suivre les dossiers spécifiques (gestion de la CTU)
• Réaliser l’interface entre les interlocuteurs et le travailleur social dans le suivi administratif quotidien des dossiers
• Rechercher les informations juridiques ou techniques servant au traitement de dossiers
• Recueillir les informations actualisées et les diffuser auprès des travailleurs sociaux concernés

 

Conditions particulières d’activité 

• Garantir un premier niveau d’accueil et le respect des procédures administratives
• Travail en binôme avec une autre secrétaire assistante
• Participer à la continuité de service

Profil

• Connaître l’environnement et les dispositifs d’action social, les acteurs et réseaux de l’action sociale
• Connaitre les procédures administratives interne et inter-institutionnelles
• Connaitre le domaine médico-social et la législation sociale
• Maîtriser les techniques d’accueil, la gestion de situations difficiles et de conflits
• Etre à l’aise avec les logiciels bureautiques et métiers (IODAS)
• Disponible, adaptable, doté d’une aisance relationnelle
• Capacité d’adaptation à un interlocuteur
• Vous savez travailler en équipe et en transversalité
• Aptitude à la gestion du temps et des priorités
• Autonomie et capacité d’initiative demandée
• Ce poste exige confidentialité et discrétion.

Rejoignez l’équipe du Département !

• Connaître l’environnement et les dispositifs d’action social, les acteurs et réseaux de l’action sociale
• Connaitre les procédures administratives interne et inter-institutionnelles
• Connaitre le domaine médico-social et la législation sociale
• Maîtriser les techniques d’accueil, la gestion de situations difficiles et de conflits
• Etre à l’aise avec les logiciels bureautiques et métiers (IODAS)
• Disponible, adaptable, doté d’une aisance relationnelle
• Capacité d’adaptation à un interlocuteur
• Vous savez travailler en équipe et en transversalité
• Aptitude à la gestion du temps et des priorités
• Autonomie et capacité d’initiative demandée
• Ce poste exige confidentialité et discrétion.
EC20649