Assistant administratif H/F

Au sein d'une équipe de trois assistantes administratives rattachées à l'unité des Dispositifs d'accueil du service de l'Aide Sociale à l'Enfance, vous êtes en charge des missions suivantes : 
- En lien avec la DRH, assurer le suivi de la formation des assistants familiaux et contribuer à la gestion des gardes pendant les temps de formation
- Traiter et suivre les frais de déplacement des assistants familiaux
- Animer les formations GFD auprès des assistants familiaux
- Organiser et assurer la logistique des réunions et temps de formation de l'unité
- Réaliser les contrats d'accueil des assistants Familiaux et des jeunes en Lieu de Vie et d'Accueil et enregistrer les certificats de prise en charge et de fin de prise en charge des structures collectives
- Assurer, en lien avec les territoires, la gestion des courriers aux assistants familiaux: autorisation annuelle de déplacement avec enfants, congés, relais et déparst avec enfants
- Gérer les demandes de dépassement exceptionnel de la capacité d'accueil des assistants familiaux
- Archiver les dossiers des assistants familiaux
- Assurer à tour de rôle le secrétariat de l'unité des Dispositifs d'Accueil
- Gérer le secrétariat des éducateurs de placement : gestion des appels téléphoniques, courriers, notes de renouvellement et de modification d'agrément
- Distribuer et réceptionner le courrier ainsi que les parapheurs
- Gérer et suivre les commandes : fournitures, imprimés, matériel de bureau
- Assurer la suppléance de la régie d'avance
- Vérifier les inscriptions auprès du FIJAIS (fichier judiciaire automatisé des auteurs d'infractions sexuelles ou violentes)

- Formation de niveau Bac à Bac +2  en secrétariat/gestion administrative 
- Expérience souhaitée dans un environnement administratif, idéalement au sein d'une collectivité territoriale ou du secteur social/médico-social
- Connaissances relatives à la préparation des actes administratifs
- Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Connaissance souhaitée des procédures administratives liées à la protection de l'Enfance (assistants familiaux, structures d'accueil...)
- Capacité à gérer des dossiers multiples et à suivre des échéances
- La connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales serait un plus
- Notion de gestion comptable appréciée
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des logiciels métiers (IODAS)

- Qualités relationnelles
- Capacités à travailler en équipe pluridisciplinaire
- Aptitude à rédiger des courriers et documents administratifs
- Sens de l'organisation, de l'initiative
- Polyvalence
- Sens de la discrétion
- Rigueur dans l'exécution du travail et respect des délais de traitement
EC20653