Assistant administratif et comptable des équipements économiques F/H

Placé(e) sous la responsabilité du responsable des équipements économiques, l'assistant(e) administratif et comptable est le premier interlocuteur administratif des entreprises hébergées.
Il/elle assure la gestion financière, administrative et juridique des équipements économiques et en garantit la conformité.
Il/elle sera régisseur principale de la régie de recettes
Il/elle apporte également un appui aux missions des agents d'accueil en cas de besoin ou de congés et participe activement aux actions et événements organisés par les responsables et chargés de mission de l'ensemble du service.
Enfin, il/elle assiste directement le responsable des équipements économiques dans la conduite quotidienne de ses missions.
Garantir la bonne tenue de la gestion financière, administrative et juridique :
- Gérer la facturation, les relances et les encaissements, en tant que régisseur principale de la régie de recettes
- Gérer et mettre à jour les tableaux de bord des équipements (comptabilité interne, base de données, guide des procédures internes),
- Transmettre les bons de commande et en assurer le suivi jusqu'à leur compléte exécution,
- Gérer les dossiers administratifs et juridiques (conventions, états des lieux, justificatifs),
- Participer à la mise en place, à l'évolution et à l'optimisation de nouveaux outils de gestion,
- Veiller au respect et à la bonne application de la procédure d'archivage.
Contribuer à la bonne tenue des services mutualisés :
- Centraliser, coordonner et prioriser l'ensemble des sollicitations des entreprises hébergées,
- Assurer et gérer les différents services mutualisés mis à leur disposition (logistique, services quotidiens, ressources partagées),
- Contribuer à la gestion technique des équipements, en lien avec l'agent d'entretien général et l'agent d'accueil des équipements économiques,
- Participer à la gestion budgétaire du service et suivre régulièrement l'état de consommation de chaque poste,
- Travailler en étrote collaboration avec la deuxième assistante et assurer son remplacement en cas d'absence ou de congés, afin de garantir la continuité du service.
Assister les responsables et les chargés de mission dans la mise en œuvre de leurs actions de prospection, d'accompagnement et d'animation :
- Assurer la première information et l'orientation des contacts entrants (téléphone, courriel, accueil physique),
- Contribuer à la communication interne et externe du service (diffusion d'informations, supports, mises à jour),
- Participer à l'organisation logistique et au bon déroulement des animations et événements (réunions, rencontres, manifestations professionnelles).
Spécificités du poste :
-Notions comptables indispensables ; la connaissance des logiciels BC Gestion et Ciril sera fortement appréciée.
-Horaires imposés d'ouverture au public.
-Déplacements ponctuels au sein des 5 équipements économiques, avec véhicule de pool.

Référence de l'offre : llbeeoala5