Chargé d'accueil des équipements économiques F/H

Sous l'autorité du responsable des équipements économiques, l’agent d'accueil est le 1er interlocuteur au quotidien des entreprises hébergées.

Il supervise et coordonne tous les services mutualisés dont il a la responsabilité. Il contribue aux missions des agents administratifs, en cas de besoin ou de congés. Il contribue aux actions et événements portés par les responsables et chargés de mission de l'ensemble du service. Il assiste le responsable des équipements économiques.

Activités :

Garantir la bonne tenue des services mutualisés :

- Centraliser toutes les sollicitations des entreprises, et les coordonner,

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des entreprises et des visiteurs,

- Gérer les courriers et colis entrants et sortants,

- Gérer les réservations des salles de réunion et de l’espace de coworking,

- Gérer le service de reprographie,

- Contribuer à la gestion technique des équipements, en lien avec l'agent d'entretien général et d'accueil des équipements économiques,

- Contribuer à la gestion budgétaire du service, Contribuer au classement et à l'archivage,

Contribuer à la bonne tenue de la gestion administrative, financière et juridique :

- Effectuer un reporting rigoureux des services mutualisés,

- Actualiser les différents tableaux de bord des équipements,

- Soutenir les agents administratifs dans leurs missions,

- Suppléer dans la gestion de la facturation et des encaissements,

- Participer à la mise place des nouveaux outils,

Assister les responsables et les chargés de mission dans la mise en oeuvre de leurs actions de prospection, d’accompagnement et d’animation :

- 1ère information des contacts entrants,

- Contribuer à la communication interne et externe,

- Contribuer à l'organisation et au bon déroulement des animations, événements,

Savoirs :

- Maîtrise de la bureautique (Word, Excel, Power-point, Outlook),

- Notions comptables,

- Connaissance des logiciels BC Gestion et Ciril serai apprécié,

Savoirs-faire :

- Sens de l'organisation et de l'anticipation, capacité à prioriser et respecter les délais,

- Mise à jour des outils de suivi et d’évaluation des politiques publiques (tableaux de bord, indicateurs…),

- Aisance rédactionnelle,

- Connaissance des techniques d'accueil et de communication,

Savoirs-être :

- Capacité à travailler en équipe,

- Polyvalence, capacité d'adaptation et pro-activité,

- Forte disponibilité,

- Rigueur, réactivité et confidentialité,

- Esprit d'initiatives,

- Force de propositions,

- Aisance relationnelle,

- Sens du dialogue et de l’écoute, bienveillance,