Assistant de Direction H/F

La Ville du Kremlin-Bicêtre (26 500 habitants)
Val de Marne
Recrute pour la Direction Générale adjointe en charge des services à la Population

UN ASSISTANT DE DIRECTION H/F
Cat C ou B – Cadre d’emploi des adjoints administratifs ou rédacteurs

Au sein du pôle assistanat de la DGAP, composé de deux agents, et sous l’autorité du Directeur général adjoint chargé des services à la population, l’agent assure les missions suivantes :

Missions :

Organisation de l’agenda du DGA, des directeurs et de la direction :
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements du DGA et des directeurs

Organisation et planification des réunions :
- Rédiger les ordres du jour, les convocations, les comptes-rendus et assurer leur transmission
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Assurer l’organisation logistique des réunions (gestion des salles, fonds de dossier, etc.)
- Travailler en collaboration avec le cabinet du maire, la direction générale et les différents assistants de direction et secrétaires
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :

- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers selon la charte graphique de la mairie
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Gérer le courrier et les parapheurs entrant et sortant de la DGAP (Suivre le circuit de visas et de signature)
Suivi des projets et activités de la DGAP :

- Intégrer les priorités de la direction de la DGAP dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Alimenter et suivre les tableaux de bord de la DGAP, en lien avec les directeurs et responsables de services
- Créer, compléter et gérer les fichiers de données de la direction

Accueil téléphonique et physique :

- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Toute mission demandée par la hiérarchie en fonction des nécessités de services

Moyens techniques :

- Outlook
- Microsoft office
- Acropolis
- Logiciels métiers internes