Assistant de Direction - DST H/F

La Ville du Kremlin-Bicêtre (26 500 habitants)
Val de Marne
Recrute pour la Direction des Services Techniques

UN ASSISTANT DE DIRECTION H/F
Cat C ou B – Cadre d’emploi des adjoints administratifs ou rédacteurs

La ville :

La Ville de Kremlin-Bicêtre est située dans le Département du Val de Marne (94) en région Ile de France et compte 26 500 habitants. Limitrophe au sud-est de Paris, la commune est membre de l’Etablissement public territorial Grand-Orly Seine Bièvre.
Le Kremlin-Bicêtre est accessible directement par l'autoroute (A6b), le périphérique (sortie porte d'Italie), et est bien desservie par les transports en commun (métro, tramway, bus, navette gratuite). Elle dispose de bornes Vélib' et de pistes cyclables.
Ces dernières années, la ville a bénéficié de nombreuses transformations. Elle dispose d’équipements culturels (médiathèque l’Echo, Espace culturel André-Malraux-) et sportifs de qualité, ainsi que d’un parc situé en centre-ville. En 2024, elle sera desservie par une nouvelle ligne de métro avec l’arrivée de la 14.
La Mairie du Kremlin-Bicêtre emploie toute l’année de nombreux agents, des professionnels, débutants et confirmés, dans des domaines d’intervention variés.
En rejoignant notre Ville, vous intégrez une équipe de travail dynamique en appui avec la Direction des Ressources Humaines qui veille et vous accompagne dans votre parcours et vos évolutions professionnels

Le positionnement :
Placé (e) sous l’autorité de la Directrice des Services Techniques, l’assistant(e) de direction apporte une aide permanente à l’organisation de la Direction des Services Techniques, en interface avec d’autres services.
Membre du collectif des assistantes de direction au sein de la collectivité, une coordination transversale et une polyvalence seront à mettre en place.
Les missions générales :
Il / elle apporte une aide permanente à l’organisation de la direction, de gestion, de communication, d’information, d’accueil de la direction, de classement et en suivi de dossiers. Afin de créer les conditions d’une transversalité au sein des services, l’assistant(e) de direction a un fonctionnement en lien avec la cellule financière et ressources des Services Techniques.
Les activités principales :
- Organiser la vie professionnelle de la DST et de l’adjoint de direction
o Organisation des réunions de la DST et adjoint, en coordination avec les secrétariats du maire et des maires adjoints le cas échéant ; réservation de salles ; courriers et mails d’invitation ;
o Tenue et organisation des agendas et assurer l’accueil téléphonique et physique de la direction
o Organisation des réunions des services de la Direction, réservation de salles, courriers et mails d’invitation, présence en réunion des services de la direction avec rédaction du compte-rendu et suivi dans la mise en oeuvre.
o Piloter la tenue d’un fichier de contacts pour l’ensemble de la direction avec la gestion de ces contacts sur outlook, mises à jour.
o Accompagner et participer à la gestion du courrier entrant et sortant, en coordination de suivi et contrôle au sein de l’ensemble de la Direction : bonne mise en forme, délais de réponse-
o Participe à la coordination, selon les priorités à gérer, à la transmission et à la rédaction des informations au sein des services de la direction, de manière à assurer la continuité du service au public. Traite, exploite, suit à ce titre, une partie des informations des services (correspondance courante, affaires spécifiques),
o Organisation de rendez-vous en fonction de priorités, transmettre des messages dans le cadre de suivi de projets et activités de la direction
o Respecter les délais de transmission de documents, en lien avec d’autres services municipaux ou au sein des services techniques
o Connaît les principaux dossiers/projets de la collectivité et de la direction et peut être amené à en suivre en direct si besoin,

- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

o Tenue de registres et de la programmation des délibérations et notes de la direction : délibérations, conventions- et leur finalisation selon la charte graphique, suivi des visas.
o Rédaction d’acte administratif en lien avec les activités des services techniques

- Suivi des projets et activités de direction

o Mise en place d’outils de pilotage et de suivi, tableaux de bord et de reporting sur les activités des services techniques en lien avec les responsables et assistantes de services (démarché qualité)
o Collecter et mettre en forme les données nécessaires à l’établissement de rapport d’activités, de projet de direction des services techniques, de réponses à des appels à projets en lien avec l’activité des services
o Elaboration de présentation en PAO de suivis de projet de la direction

- Coordination interservices
o Dossier RH : suivi des recrutements et des stagiaires, installation des nouveaux agents, suivi des congés et autres demandes
o Suivi et gestion des contraventions