Chargé(e) de préparation et de suivi des travaux des instances métropolitaines

Rattaché.e à la Directrice des assemblées métropolitaines, vous êtes chargé-e de participer aux travaux de préparation, de diffusion et de secrétariat des Commissions, Bureaux et Conseils de Bordeaux Métropole, en coordination avec l’activité des assistantes de la Direction.

A ce titre, vous assurez la préparation des instances en réalisant l’interface avec les services et en vous assurant de la conformité des dossiers sur le logiciel AirsDélibs. Vous vérifiez la qualité rédactionnelle, juridique, orthographique ainsi que la forme des projets de délibération.

Vous êtes également en charge de rédiger les ordres du jour des instances et de publier les dossiers de ces dernières sur les supports adéquats. Vous assurez également le lien avec le service reprographie et rédigez le vade-mecum du secrétaire de séance et du Président en collaboration avec la chargée de vie des assemblées.

Par ailleurs, vous participez aux instances en prenant note des éléments clefs et assurez la progression de l’ordre du jour pendant les conseils métropolitains via le logiciel Cocon. Vous êtes également en lien avec les élus si nécessaire.

Votre rôle consiste également à garantir le suivi des rapports dans les outils numériques de leur création jusqu’à leur validation et à participer aux réunions de travail visant à l’évolution des outils des instances. Vous vérifiez les données post-conseil et contrôlez la forme et le fond des délibérations mises à la signature des vice-présidents ou conseillers délégués avant transmission au contrôle de légalité.

Enfin, vous avez pour mission de vérifier la qualité de la salle (équipement, propreté, température, démarrage et fonctionnement du logiciel Cocon) et de participer à l’actualisation de la rubrique de l’Intranet concernant la vie des assemblées.