Agent polyvalent de planification et d'accueil (H/F)

Au sein du service des Grands Événements, vous participez à l’organisation de manifestations au service des habitants. Vous occupez un poste polyvalent, mêlant gestion, coordination et relation aux usagers. Vous contribuez concrètement à des projets visibles et dynamiques, en lien avec de nombreux partenaires.

A ce titre, vous aurez pour principales missions :

Gestion des plannings et des réservations

-Traiter les demandes de salles et de matériel (logiciel I-ATAL) ;
-Gérer les plannings et proposer des solutions alternatives si besoin ;
-Préparer les documents administratifs (conventions, courriers, suivi des demandes) ;
-Identifier les besoins logistiques des événements et suivre les démarches administratives (bons de commande, fiches navettes).

Accueil et gestion des demandes

-Accueillir, informer et orienter les usagers (physique, téléphone, mail) ;
-Gérer les inscriptions aux événements (fête des voisins, accueil des nouveaux arrivants-) ;
-Assurer le suivi administratif des dossiers ;
-Participer à la continuité du service (remplacements ponctuels, appui aux collègues).

Appui à l’organisation des événements

-Participer à la préparation et à la mise en œuvre des manifestations ;
-Contribuer au suivi administratif des événements ;
-Être présent sur certaines manifestations si nécessaire.

Savoirs

-Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion ;
-Bonne expression écrite et orale ;
-Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ;
-Sensibilité au secteur culturel et événementiel.

Savoir-faire

-Organiser, planifier et gérer plusieurs demandes en parallèle ;
-Prioriser et anticiper les besoins ;
-Gérer des demandes d’usagers et proposer des solutions adaptées ;
-Assurer un suivi administratif rigoureux (dossiers, courriers, conventions) ;
-Travailler en transversalité avec différents interlocuteurs.

Savoir-être

-Sens du service public et de l’accueil ;
-Polyvalence et adaptabilité ;
-Réactivité et gestion du stress ;
-Aisance relationnelle et esprit d’équipe ;
-Rigueur, discrétion et sens de la confidentialité.

EC22544