Un coordinateur administratif bâtiment et domaine réglementaire H/F

L’agent chargé de la coordination administrative H/F sur le secteur bâtiment gère la relation avec les usagers externes et interne des services, gère les paramétrages, le suivi et la collecte des données du logiciel métier ATAL en concertation avec ces collègues de la mission d’appui administrative.
L’agent sera également chargé de dossiers administratifs et de la rédaction d’actes administratifs ainsi que du suivi des courriers en collaboration avec l’assistante de direction.

Vos missions principales :

GESTION DE LA RELATION AVEC LES USAGERS INTERNES ET EXTERNES

- Assurer la réception, l’orientation et le suivi des demandes des usagers internes et externes des services techniques
- Répondre aux appels téléphoniques et centraliser les demandes
- Réaliser un reporting hebdomadaire des demandes lors des réunions de service
- Recenser et collecter les informations techniques nécessaires auprès des directions techniques

GESTION DU LOGICIEL METIER ATAL ET SUIVI DES DONNEES

- Mettre à jour et paramétrer le logiciel métier ATAL en lien avec la mission d’appui administrative
- Collecter, analyser et assurer le suivi mensuel des données et statistiques issues d’ATAL
- Éditer et suivre les demandes d’interventions ATAL Bâtiment, jusqu’à leur clôture
- Réaliser le rapprochement financier des bons de commande liés aux interventions, en collaboration avec la gestionnaire comptable

GESTION ET SUIVI DE DOSSIERS ADMINISTRATIFS ET REDACTION D’ACTES ADMINISTRATIFS

- Veiller au respect de la charte graphique et de l’orthographe des documents des services techniques, en collaboration avec l’assistante de direction
- Rédiger arrêtés, décisions, délibérations, courriers, notes et comptes rendus administratifs
- Assurer le suivi du courrier des services techniques avec la directrice et l’assistante de direction
- Apporter un appui administratif pour la préparation des marchés et contrats
- Organiser le classement et l’archivage des documents des services techniques