Un(e) Assistant(e) Cabinet du Maire

Un(e) Assistant(e) Cabinet du Maire en charge des Relations avec les Elus

Missions principales:

- Vous aurez en charge le secrétariat des élus,
- Vous apporterez une aide permanente et réactive au Directeur de Cabinet ou au Chef de Cabinet selon les besoins, et assurerez, selon les besoins, une polyvalence avec les autres membres de l’équipe du Cabinet,
- Vous aurez un rôle d’interface entre le Cabinet, les élus, le DGS, les DGA, les chefs de services, les agents municipaux, et les usagers.

Activités:

1) Diffusion d’informations aux Elus :

- Vous remonterez les informations concernant les élus au Directeur de cabinet,
- Vous élaborerez et tiendrez à jour le planning des manifestations - Kiosque -, celui de prêt de la voiture des élus, vous tiendrez à jour le planning des vacances des élus
- Vous relayerez l’information entre les élus et les services, transmettrez les comptes rendus des réunions aux élus,
- Vous mettrez à jour le tableau d’affichage des élus,
- Vous distribuerez le courrier adressé aux élus,
- Vous rédigerez des courriers à la demande des élus à soumettre à validation au Directeur de cabinet,

2) Gestion des courriers, notes, mails :

- Vous réceptionnerez et traiterez les courriers, notes, mail (externes et internes) en respectant les délais. Vous enregistrerez les réponses (courriers, messages-) dans le logiciel Acropolis ainsi que dans les tableaux de suivi des différentes interventions et appels,
- Vous rédigerez et mettrez en forme divers documents : courriers, mails, comptes rendus, notes-,
- Vous assurerez la diffusion et la circulation de l’information auprès des personnes concernées,
- Vous classerez, archiverez,
- En l’absence des collègues, vous enregistrerez et répartirez le courrier adressé au Maire, aux élus ou aux différents services de la collectivité,




3) Tenue des réunions et des agendas:

- Vous préparerez les dossiers afférents aux réunions, aux rendez-vous et leur logistique : réservation des salles de réunions, organisation de visio-conférence-
- Vous organiserez le planning des astreintes et des mariages (collaboration avec le service de l’Etat Civil),
- Vous mettez à jour régulièrement l’agenda partagé de la Ville - Kiosque - sur l’application Outlook
- Vous commanderez des fournitures pour les élus (agendas, calendriers-),
- Vous gérerez les réservations de la - salle de réunions - des élus.

4) Accueil téléphonique et physique:

- Vous apprécierez et gérerez les urgences et organiserez les priorités,
- Vous gérerez les appels téléphoniques avec les administrés, les élus et les différents intervenants de la vie municipale. Vous recevrez, filtrerez, renseignerez, transcrirez les messages, réorienterez l’interlocuteur dans le but d’apporter une solution,
- Vous vous assurerez des suites à donner aux différentes communications téléphoniques et aux courriels,
- Vous assurerez, selon un planning prédéfini au sein de l’équipe, une permanence d’une demi-journée à l’Espace Infoville.

5) Gestion de différents dossiers :

- Vous travaillerez de manière transversale avec l’ensemble des services de la collectivité,
- Vous gérerez les retours d’information concernant les dossiers (à définir avec le Directeur de cabinet),
- Lors d’astreinte des élus : vous veillerez au transfert de la mallette entre élus, aux transferts d’appels si besoin,
- Vous tiendrez des tableaux de suivi d’intervention,
- Vous serez amené à aider le régisseur principal de la Régie du Maire et des Adjoints.