Assistant de Direction générale H/F

La ville de Romainville recrute :
Un.e Assistant.e de la Direction Générale
Rattaché.e à la DGA Ressources à temps complet

Cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux (B)

Poste ouvert aux titulaires dans les conditions statutaires et aux contractuels.

Rattaché.e à la Direction Générale, vous assurez des fonctions d’assistanat administratif auprès de la Directrice Générale Adjointe du département Ressources (DGA Ressources).

Vos compétences avérées en gestion, organisation, communication, information, et accueil vous permettent de lui apporter une aide permanente pour faciliter, fluidifier et accompagner son travail.
Vous travaillez en interaction avec l’ensemble des services et, en coordination étroite, avec le Cabinet du Maire, le secrétariat des Elus et avec les assistantes rattachées à la direction générale des services.
Vous pouvez assurer leur intérim afin de garantir la continuité de service.

Vous assurez l’organisation et la gestion du quotidien, et vous :
- assurez l’accueil physique, téléphonique et par courriel
- gérez et planifiez les agendas, les déplacements, l’organisation et la logistique des réunions
- fournissez une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
- suivez le calendrier des principales échéances de l’activité de la Direction générale des services et des instances
- rédigez, mettez en forme et valorisez les supports écrits
- suivez les courriers et les parapheurs (notamment, le suivi des réponses aux usagers-)
- créez et mettez à jour les tableaux de bord, les indicateurs et les bases de données
- alertez sur les échéances et sur des zones de tension, des points critiques
- gérez les congés et les intérims
- triez, éliminez ou versez aux archives des documents papiers, électroniques et numériques
- gérez la circulation et la diffusion d’informations internes et externes
- tenez à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires

Vous apportez une assistance particulière sur des dossiers thématiques (finances, ressources humaines, juridique, systèmes d’informations, entretien des bâtiments-).
Vous instruisez et pré-instruisez les dossiers thématiques.

A titre d’exemple :
o RH : suivi des courriers de réclamation des agents, complétude de tableaux de bord relatifs au pilotage de la masse salariale, traitement d’éléments statistiques sur le rapport social unique, accompagnement dans la gestion de certaines situations individuelles complexes

o Finances : organisation des conférences budgétaires et des supports, réalisation de tableaux de synthèse budgétaire, aide et suivi de la préparation du budget et de son exécution

o SPEC (entretien des bâtiments communaux) : accompagnement du service dans l’organisation et la gestion administrative du quotidien, suivi de la mise en œuvre des actions décidées en réunion de service, communication des informations et notes de service auprès des agents