Assistant pour le Directeur Général des Services (F/H)

Au sein de la Direction Générale des Services, et dans le cadre d'un travail en binôme, vos missions portent sur plusieurs volets :

Assistance du Directeur Général des Services
- Gestion proactive de l'agenda (réunions/déplacements, prise de rendez-vous, gestion des priorités/urgences).
- Accueil physique et téléphonique (réception, traitement, et diffusion de l'information-).
- Rédaction et mise en forme de documents, gestion des fichiers contacts.

Gestion administrative et suivi des dossiers
- Réception, tri et enregistrement quotidien du courrier sur le logiciel Zeendoc.
- Gestion des boîtes mails du DGS et de la Communauté d’Agglomération, des réservations de salles et des congés.
- Vérification des circuits de signature, suivi des décisions du Maire/Président et des délégations de signatures.
- Classement et archivage des dossiers.

Suivi et organisation des conseils municipaux
- Interface avec le DGS et les services pour la centralisation des projets, relance pour le respect des délais, pré-relecture, vérification des circuits de validation et établissement de l’ordre du jour.
- Mise en forme des délibérations, diffusions dématérialisées au contrôle de légalité.
- Envoi des convocations dans les délais réglementaires.
- Contrôle de l’affichage des délibérations et archivage.
- Prise de note et rédaction des procès-verbaux.
- Suivi des registres des conseils, des désignations aux commissions et des conventions.

Titulaire d’un diplôme de niveau Bac +2 minimum dans le domaine administratif et/ou justifiant d’une expérience équivalente, vous maîtrisez l’outil informatique et les techniques bureautiques et de prise de note. Organisé, rigoureux, discret et force de proposition, vous avez des connaissances juridiques relatives au fonctionnement des collectivités locales. Doté d’une grande aisance relationnelle et rédactionnelle, vous savez gérer l’urgence, utiliser les nouvelles technologies.

Disponibilité pour les réunions de fin de journée

Poste éligible au télétravail.

Rémunération statutaire + régime indemnitaire.
EC20230