Coordinateur(trice) de Cabinet H/F

Territoires Vendômois, est une communauté d’agglomération de 65 communes et 55 000 habitants dont les services sont mutualisés avec ceux de la ville-centre, Vendôme. Créée au 1er janvier 2017, l’agglomération présente un territoire dynamique où activités économiques, culturelles, patrimoine architectural et naturel offrent une qualité de vie enviée. Vendôme se situe à 30 km de Blois, 50 km de Tours et 80 km du Mans, de Chartres et d’Orléans. Paris est à 43 minutes en TGV. La ville est labellisée -4fleurs- par le Conseil national des Villes et Villages Fleuris et - Ville d’art et d’histoire -, en raison de son patrimoine paysager et architectural.


Le poste et vos missions:
Vous assurez la coordination administrative et organisationnelle du Cabinet, en appui direct au Directeur de Cabinet et aux élus. Interface entre le Cabinet et les services, vous gérez et priorisez les sollicitations, suivez les dossiers et les échéances, et préparez les rendez-vous et événements afin de garantir un fonctionnement fluide, réactif et fiable du Cabinet.

Auprès du Cabinet:

- Assurer une assistance permanente au Directeur de Cabinet : agenda ,organisation, classement, suivi des dossiers et de l’activité.
- Gérer, prioriser et rédiger les courriers, les intégrer dans le logiciel C’Logik et en assurer le suivi (courrier entrant et sortant du Cabinet).
- Assurer le suivi des circuits de visas des parapheurs (numériques et/ou papier) des directions et services, veiller à leur validation par la direction pour garantir la qualité des écrits avant signature des élus, puis suivre leur retour vers les directions.
- Être la référente du fichier des vœux aux personnalités : création d’un fichier unique, pilotage du suivi et mise à jour trimestrielle en transversalité avec les services.
- Effectuer une veille documentaire, évènementielle, presse, institutionnelle et réseaux sociaux pour alimenter les fonds de dossiers du Directeur de Cabinet et de la Collaboratrice de Cabinet.
- Assurer ponctuellement, en cas d’absence de l’assistante de la Direction Générale des Services, un appui administratif (gestion de la ligne téléphonique, filtrage des appels, gestion des parapheurs physiques et de l’adresse courriel - POUR POSTULER, CLIQUEZ ICI -).

Auprès des Elus :

- Assurer l’accueil téléphonique du secrétariat des élus (filtrer, rediriger, transmettre les informations) et l’accueil physique des visiteurs internes et externes.
- Gérer les agendas des élus, l’agenda des événements, et suivre leur participation aux manifestations, en lien avec la collaboratrice de Cabinet.
- Assurer, en lien avec l’assistante du Maire-Président dont vous êtes le binôme en cas d’absence, le suivi de l’organisation de l’agenda.
- Coordonner, avec le service communication et le responsable évènementiel, la diffusion des invitations aux élus et institutionnels (organisation, déroulé, prises de parole) dans le cadre de la coordination administrative et organisationnelle du Cabinet.
- Élaborer les dossiers préparatoires en amont des rendez-vous des élus et du Directeur de Cabinet, en lien avec les services concernés, organiser la logistique des réunions, déplacements et événements institutionnels des élus.
- Rédiger des notes d’actualité préparatoires pour le Maire-Président (CM/CC).