Agent administratif de la cellule événementielle et programmation culturelle (F/H)

Rejoignez la cellule événementielle et programmation culturelle d’Albi et devenez agent administratif (F/H).
Au coeur de la vie culturelle et de l’animation de la collectivité, l’agent administratif assure un rôle clé dans la gestion logistique et financière des événements. Il
est chargé du suivi administratif et comptable du service, assure des missions de billetterie, et fait les demandes de matériels pour les événements
programmés par la cellule.

Missions :
Planification des besoins nécessaires à la réalisation de spectacles :
demande et suivi des arrêtés d’occupation du domaine public, de circulation, de débits de boissons et de nuisances sonores pour les associations ;
planification et commande des matériels nécessaires aux besoins tant des associations culturelles que de la cellule événementielle auprès des services
de la collectivité ;
saisie et mise à jour des données dans le logiciel - gestion des évènements -.
Gestion et suivi des demandes de salles municipales :
vérification des disponibilités des salles et enregistrement des informations et des demandes de réservation dans le logiciel dédié ;
demande de besoins techniques (fiches navettes et fiches techniques) ;
participation aux réunions du comité des salles.
Gestion administrative en collaboration avec l’assistante administrative et comptable de la cellule événementielle & programmation culturelle :
Gestion comptable :
- engagement des bons de commande, liquidation des factures, envoi aux prestataires...
Gestion administrative :
- rédaction, suivi et distribution de divers documents (courriers, courriers signalés, flyers, contrats de cession, conventions de co-réalisation & conventions de
partenariat, délibérations, publipostages, demandes de devis, dossiers d’appels d’offres, etc.) ;
- établissement de planning ;
- accueil téléphonique.
Gestion de la billetterie :
- vente d’abonnements lors de la journée dédiée aux abonnements et tout au long de l’année
- vente de places à l’unité le soir de chaque représentation, au guichet du théâtre, occasionnellement ;
- gestion de la régie de caisse avec manipulation de numéraires (paiement en carte bleue, chèque et espèces) ;
- gestion des réclamations clients et des annulations de spectacles (remboursements).
Pour les besoins du service, certaines missions peuvent être amenées à évoluer, en lien notamment avec les missions de l’assistante administrative et comptable.

Savoirs :
Connaissances du cadre réglementaire de
l’organisation des spectacles
Connaissance du cadre réglementaire de
l’organisation des spectacles et des normes de
sécurité liées aux ERP
Connaissances en comptabilité publique et en
ressources humaines

Savoir-faire
Pratique des logiciels métiers (finances, arrêtés, courriers, protocoles)
Maîtrise des outils bureautiques (Ciril, Aparté, Orféo, Writer, Calc,
PowerPoint, Draw) et techniques de secrétariat
Aisance et capacité rédactionnelle
Rigueur et méthode

Savoir-être :
Sens du relationnel
Discrétion professionnelle
Capacité à travailler sur des missions variées
Réactivité, efficacité d’exécution et sens des
priorités
EC20745