Assistant (h/f) de direction - gestionnaire administratif et comptable

Définition du métier ou de la fonction
L'assistant (h/f) de direction et comptable accompagnera le directeur du service afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, l'agent est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à le seconder.

Missions - activités
Gestion administrative
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du directeur (prise de rendez-vous, courriers, e-mails, congés...)
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
- Préparer et organiser la logistiques des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, salons professionnels, conférences téléphoniques...)
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du directeur (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions...)
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers
- Aider au suivi des indicateurs d'activités, aider à la réalisation des enquêtes statistiques et rapports d'activité annuels
- Contribuer à la veille juridique
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus
- Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting...)
- Assurer le suivi et l'actualisation des conventions du service
Gestion financière
- Collaborer à l'élaboration et au suivi des budgets
- Établir les bons de commande en lien avec le service des finances
- Suivre les engagements et les factures (logiciel ciril finances)
- Suivi des marchés et opérations spécifiques
Organisationnelles et humaines
- Participer à l'organisation de la logistique des recrutements et des formations
- Réaliser un suivi administratif du personnel

Positionnement au sein du service ou rattachement hiérarchique
L'agent est placé sous la responsabilité du directeur patrimoine végétal et environnement.

Catégorie statutaire
- Poste de catégorie : B ou C+
- Filière : administratif
- Rifseep : 7

Conditions ou contraintes particulières d’exercice du poste
- Poste basé au centre horticole, chemin des Serres à Albigeois
- Temps complet : 37 heures hebdomadaires
- Travail 4,5 jours par semaine de 8h à 12h et de 13h30 à 17h30 (du lundi au jeudi) et de 8h à 12h (vendredi)