Chargé de l'accueil et du secrétariat (h/f)

Sous l’autorité du responsable du service Communication Accueil et accompagnement au changement, vous êtes chargé de gérer les flux d’informations en assurant un service qualité proche des attentes des utilisateurs, réactif et autonome pour permettre au service d’avoir une place stratégique au cœur des échanges de la direction des Ressources Humaines.

- Accueil physique, téléphonique : réceptionner, s’identifier et identifier la personne et la demande, communiquer des informations de 1er niveau, délivrer des documents préétablis, orienter, prendre les messages le cas échéant, actualiser des informations propres au service et proposer le cas échéant d’autres actualisations concernant les services de la direction notamment sur intranet (cf. brochures de présentation des services, listing des postes téléphoniques…)

- Gestion de l’arrivée des courriers : réceptionner, dater et vérifier les informations (au besoin les réorienter), ordonner les pièces et documents à saisir, les enregistrer, les dispatcher, actualiser les informations (notamment tableau de répartition du courrier), correspondant GRC en cas d’absence du chef de service

- Activités diverses : essentiellement distribution des bulletins de paie (réception, tri, acheminement dans les directions ou à domicile), fournitures, secrétariat du service le cas échéant

- Participation à une « démarche qualité » : signalétique adaptée pour informer et accueillir ; point d’accueil accessible, propre, bien rangé, adapté au souhaits des demandeurs, offrant des services associés, informatif, permettant d’orienter les demandeurs, accueil téléphonique et physique personnalisé, courtois, attentif, à l’écoute et prêt à aider dans les démarches, efficace, rapide et informatif, information complète et fiable, horaires adaptés aux attentes des demandeurs, respect des délais de délivrance des documents, personnel spécifiquement formé

- Aide administrative ponctuelle au chef de service dans le suivi des dossiers : Médailles d’honneur de la Ville (élaboration des fiches discours, pointage des médailles, relecture des diplômes…), Arbre de Noël des enfants du personnel (publipostage, réalisation d’étiquettes d’adressage…) ; Fête des mères (réalisation et impression des listes de bénéficiaires, aide à la distribution), Petits déjeuners de rentrée (récupération et livraison du matériel au restaurant municipal, lien avec la DSI, aide à la mise en place, présence si besoin pendant la durée de la manifestation…), archivage, classement…

- Aide ponctuelle aux différents services de la direction (archivage, classement, aide à la gestion administrative…)