Assistant administratif et d’accueil de la Direction de la Prévention et de la Sécurité H/F

EEn poste au sein de la police municipale, vous serez chargé de l'accueil du public et des partenaires institutionnels. Vous accompagnerez le responsable dans ses obligations et anticiperez les besoins quotidiens nécessaires dans le cadre de ses activités professionnelles ainsi que les élus, le directeur le chef de la police municipale dans l’ensemble des dossiers administratifs et projets de services.

Vous aurez à charge la planification et la préparation des commissions communales de sécurité des ERP et établirez les comptes-rendus des visites.

Dans le cadre des missions de la direction Prévention et Sécurité, vous serez chargé des missions suivantes :

MISSIONS ADMINISTRATIVES :
Préparer, saisir et mettre en forme tout document administratif rattaché aux activités de la Direction, comprenant également l’enregistrement, le suivi, la mise sous pli, l’envoi et le classement
- Gérer la messagerie générique rattachée au service (lecture, analyse, enregistrement, réponse ou propositions de réponse à la signature de l’élu(e) ou de sa hiérarchie, classement, -)
- Réception, diffusion et traitement du courrier destiné à la Direction
- Gérer les dossiers d’activités et de manifestations rattachés au service (relations avec les prestataires, partenaires et les services municipaux, besoins en matériel, consommables, bureautique, classement et archivage, -)
- Participer à toute réunion à la demande de sa hiérarchie
- Suivre et mettre à jour tout document utile à la bonne gestion administrative du service (rétro planning des activités, statistiques, documents de suivi, documents de présentation et d’informations -)
- Suivre la mise à jour des fichiers de contacts rattachés à la Direction (associations et personnalités en concertation avec le Secrétariat Général, fournisseurs, -)
- Répertorier et gérer les commandes de fournitures administratives rattachées à la Direction (papeterie, bureautique, -)
- Assister le responsable du pôle administratif pour la préparation du CLSPD et contribuer à la bonne organisation de ses groupes de travail (mise en forme des documents, préparation de la salle de réunion, comptes-rendus des réunions, organisation et planification des rencontres avec les intervenants
- Rédiger et traiter les courriers, arrêtés municipaux et documents divers
- Saisie et gestion de tous les actes et documents sur Ciril, Post office, AIRS Délib, Fluxnet, Outlook
- Suivre les dossiers de demandes d’expulsion locative en lien avec les bailleurs en cas de demande de la hiérarchie

SUIVI BUDGÉTAIRE :
- Suivre la gestion budgétaire du service (rédaction des bons de commandes, suivi et classement des factures sous formats dématérialisé, suivi et relances des commandes restant à livrer auprès des prestataires)

Dans le cadre des missions transversales et polyvalentes, vous aurez en charge :
GESTION ADMINISTRATIVE :
- Préparer, saisir et mettre en forme tout document administratif rattaché aux activités des services
- Accompagner, aider et assister au quotidien, le chef de service et le directeur (agenda, courriers, accueil téléphonique et physique)
- Commander et suivre les besoins en bureautique, consommables, matériel et fournitures (du service et des services à la population)
- Rédactions des courriers divers
- Gestion de la facturation et du suivi financier et budgétaire du service
- Suivre les recouvrements des titres de recettes inhérents aux dépôts sauvages
- Saisir les différents rendez-vous avec la hiérarchie pour le recrutement de nouveaux agents au sein de la Police Municipale, assurer le suivi et l’organisation

MARCHES :
- Suivre les échéances, classement et archivage des marchés de la direction et des documents
COMMUNICATION :
- Recueillir et centraliser l’ensemble des informations relatives aux services et gestion des différentes boite de réception sur Outlook
- Participer à certaines manifestations
- Mise à jour des informations et documentations du site internet de la Ville, dédié à la Police Municipale

MISSIONS POLYVALENTES :
- Accueil téléphonique et physique des usagers, partenaires, institutions, instances extérieures, services internes de la collectivité
- Participer à tous les temps forts des différents services (facturation aux usagers, inscriptions aux services à la population, etc-)

- Aisance et maitrise en matière de bureautiques (Outlook, , Intranet) et des logiciels métiers (Post Office, Ciril, Fluxnet, Air délib, Logitud, logiciel du stationnement payant, etc.)
- Grande capacité d’expression orale et écrite
- Qualités d’organisation, de méthode, de gestion et d’anticipation
- Aptitudes au travail d’équipe
- Prises d’initiatives
- Obligation de discrétion et de secret professionnel
- Bonne présentation
- Rigueur
- Disponibilité
- Sens du discernement et de l’analyse
- Autonomie, Réactivité
- Capacités d’adaptation
- Respect des valeurs du service public et de l’intérêt général
- Capacité d’écoute à l’accueil et d’adaptation en fonction des demandes et situations.
EC20969