Assistante administrative à la Petite Enfance H/F

Au sein de la crèche "Les Poussins" située à la Maison de la Petite Enfance, vous faciliterez le fonctionnement de l'établissement et serez le relais entre les familles, les directrices du servie, les différents services de la mairie et les services extérieurs.

Relation et accueil
- accueil physique du public, informer et orienter les administrés, le personnel, les entreprises extérieures tout en étant attentive à tout risque d’intrusion.
- accueil téléphonique, recevoir, filtrer, et orienter
- être en relation avec les autres services municipaux
- entretien hebdomadaire avec la directrice de l’établissement pour le travail quotidien
- diffuser les informations internes et externes en relation avec le fonctionnement des services.
- réceptionner les livraisons, contrôler et transmettre aux structures concernées.
- connaître et faire appliquer aux usagers les règles d’évacuation en cas d’incendie et de confinement si nécessaire.
- demander des devis aux fournisseurs

Rédaction et réalisation de travaux Bureautique
- assurer le secrétariat des établissements de la petite enfance :
Rédiger différents courriers avec l’aide du logiciel post office, répondre aux courriers et emails en liaison avec la directrice de l’établissement.
assurer le suivi du tableau des admissions (CAMA) en lien avec la directrice de l’établissement.
en lien et sous couvert de la responsable de l’établissement :
- suivre les dossiers administratifs des enfants, veiller au retour des documents.
- saisie des dossiers informatiques des enfants.
- entrer les éléments nécessaires aux plannings des enfants (congés, absence maladie déductible et non déductible, adaptation)
- gestion des réservations des présences des enfants
- saisir le pointage des enfants et/ou vérifier les pointages des enfants
- gestion des absences des enfants
- préparer les factures
- saisir les données pour la CAF
- préparer les bons de commande
- gérer le tableau des effectifs des repas et gouters et prévenir le prestataire
anticiper les commandes d’enveloppes et papier
mettre en page les différents bilans, projets et statistiques
rédiger des contre-rendus de réunion
réalisé la demande de flux-net et le suivie des interventions.

Gestion et classement
classer et archiver des dossiers
- Faire acheminer les parapheurs en mairie
- trier et diffuser le courrier
- gérer les panneaux d’affichage
- photocopier et assembler des documents
- classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous

Informations complémentaires
Horaires de travail : de 8h30 à 17h du lundi au vendredi (pause repas de 12h00 à 13h00 ou de 13h00 à 14h00).
Horaires et site pouvant être tournants et décalés selon les besoins des établissements.
Prise des congés en concertation avec les collègues secrétaires, la directrice du service PE et les directrices.

- Connaissances et qualités requises : apprendre à connaitre le fonctionnement des établissements de la petite enfance,
- rigueur, organisation, qualités rédactionnelles,
- Connaissances en informatique, connaître le fonctionnement d’internet et d’intranet,
- Apprentissage et maîtrise des logiciels métiers : Civil enfance, Post office, Civil Finances (préparation des bons de commande), notion de comptabilité,
- Intérêt pour travailler dans des établissements de jeunes enfants
- Sens du service public et respect des obligations de discrétion et de confidentialité,
- Travail en équipe,
- Disponibilité.
EC20969