Responsable adjoint Accueil/Etat-civil (F/H)

Libellé du poste : Responsable adjoint du service Accueil/Etat-civil/Cimetière
Le responsable adjoint secondera le responsable sur la gestion
administrative des services et assurera le management du service en l'absence du responsable.

Management :
En collaboration avec le Chef de service :

- Organiser et coordonner les activités du service
- Administrer et optimiser les contrats de services
- Participer à la création d’une synergie commune entre les pôles affaires générales et état civil
- Être force de proposition sur les orientations à prendre en termes d’organisation du service pour contribuer à la qualité des missions réalisées et le service rendu à la population
- Gestion des plannings
- Assurer le rôle de relais avec l’équipe,
- Gestion des conflits internes
- Faire respecter les procédures
Accueil du public :
- Participer à la polyvalence du service
- Accueil du public et renseignement sur les questions traitées par le service
- Accueillir et informer le public pour traiter des dossiers spéciaux,
- Répondre aux courriers et courriels des administrés
- Auditions des mariés
Tâches administratives :
- Mise à jour et entretien de la base de connaissance et des procédures pour les 2 pôles
- Organisation des cérémonies de remise des diplômes de médailles d’honneur du travail, noces d’or ou de diamant, cérémonies citoyennes,
- Assister la responsable dans la mise en place des plans de reprise des concessions
- Suivre l’activité relative au cimetière
- Gestion des marchés publics gérés par le service (cimetière, achats de fournitures administratives, papier blanc- couleur, enveloppes et papier à en-tête, machine à affranchir, mise sous pli et dupli-copieur),
- Préparation, le suivi et le contrôle des opérations de recensement de la population
- Recensement militaire des jeunes Bryards et la cérémonie citoyenne
- Vérification des demandes d’attestations d’accueil
- Assurer la tenue des listes électorales politiques,
- Assurer l’organisation des commissions de contrôle des listes électorales,
- Assurer l’organisation des scrutins politiques (municipales, présidentielles, législatives, sénatoriales, européennes, régionales, cantonales et référendaires) et professionnels.
- Suivi des indicateurs d’activités
- Bilan de service