UN/E REFERENT/E TECHNIQUE DU POLE COURRIER (H/F)

Au sein de la Direction des Relations à l’Usager et des Services Internes, et placé/e sous la responsabilité du/de la chef/fe du service des relations à l’usager, le/la référent/e technique coordonne au quotidien la réception, la diffusion et le départ du courrier et des documents de communication pour l’ensemble de la collectivité.

MISSIONS
Assurer les fonctions d’administreur/trice fonctionnel/le du logiciel courrier (Post Office) :
- Créer les comptes des nouveaux agents, changer les affectations de service
- Former et accompagner les assistantes de direction et les gestionnaires courrier à l’utilisation du logiciel
- Accompagner les utilisateurs au quotidien dans la prise en main du logiciel et assurer la maintenance de 1er niveau
- Référencer les problèmes d’utilisation du logiciel et assurer le lien avec la Direction des Services informatiques pour leurs résolutions

Coordonner, avec le/la chef/fe de service, les missions du pôle courrier et la présence des agents :
- Assurer la relation avec les autres services de la collectivité et les partenaires (la Poste, livreurs, entreprise de maintenance-)
- Coordonner la prise des congés des agents
- Signaler les dysfonctionnements et faire le lien avec le/la N+1
- Faire des propositions d’organisation adaptée (démarche d’amélioration continue)
- Commander les fournitures et gérer les stocks : papiers, enveloppes, petites fournitures, liasse de recommandés, cartouches de la machine à affranchir...
Participer aux missions du pôle courrier :
- Réceptionner et diffuser quotidiennement le courrier (enregistrement dans le logiciel, identification des courriers signalés, -) ainsi que les courriels
- Réceptionner et enregistrer les Cartes Nationales d’Identité et les passeports
- Assurer le suivi des parapheurs
- Gérer la diffusion des documents de communication : organiser la diffusion via les appariteurs et selon les listes de diffusion, travailler en lien avec la Direction de la Communication et de la Participation Citoyenne sur les problématiques rencontrées
- Assurer l’affranchissement du courrier sortant : enregistrer les comptes services, effectuer le relevé des dépenses d’affranchissement, travailler avec la Poste sur les demandes de remboursement des affranchissements annulés
- Réaliser des travaux de reprographie : mise en page, reluire, plastification, mise sous pli-
- Assurer le ramassage des cartouches usagers via le prestataires CONIBI

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
Horaires : 39h hebdomadaires – 22 RTT
Contraintes spécifiques : travail debout et en environnement parfois bruyant, port de charges – Permis B nécessaire