Responsable démarches administratives et Etat Civil - F/H

Au sein de la Direction des Relations aux Usagers et des Services Internes (DRUSI), et sous la responsabilité du chef du service à la Population, le responsable du pôle Démarches administratives - État civil encadre et anime une équipe de 15 agents répartis sur trois sites.

Il pilote l’organisation du pôle et la planification des activités liées aux démarches administratives suivantes : identité, passeport, attestation d’accueil, mariage/PACS, naissance, reconnaissance, décès, gestion du cimetière communal-.
En tant que référent technique, il veille à l'application rigoureuse et sécurisée des procédures, apporte son appui aux agents sur les dossiers complexes, et assure lui-même les missions d’officier d’état civil.
Il est le lien entre les agents du pôle et le responsable de service et garantit la mise en œuvre des objectifs du pôle, découlant de la labellisation Qualiville


MISSIONS

Assurer le management des agents du Pôle Démarches Administratives - Etat Civil :
- Organiser, coordonner et contrôler les activités du pôle comprenant 15 agents (planning, missions-) en s’appuyant par exemple sur les outils de gestion de file d’attente
- Procéder à l'évaluation annuelle des agents du Pôle
- Optimiser les compétences du service en accompagnant les agents dans leur parcours de professionnalisation et dans l'évolution de leur poste de travail
- Suivre les indicateurs Qualiville et veiller à leur respect

Organiser les activités du Pôle Démarches Administratives - Etat Civil et sécuriser les process :
- Constituer et/ou actualiser les procédures en tenant compte de l’évolution législative et veiller à leurs mises en pratique
- Optimiser la modernisation des actions et sécuriser la délivrance des documents liés à l’activité du pôle
- Garantir la qualité de l'accueil ainsi que le traitement des demandes des usagers (courriels et courriers entrants et sortants)
- Etre le référent fonctionnel des logiciel métiers du pôle
- Organiser les rendez-vous des usagers liés aux démarches administratives
- Accompagner techniquement les agents pour la gestion des cas les plus complexes

Assurer l'interface avec le responsable de service :
- Etre l’interlocuteur des services extérieurs (Préfecture, ANTS, Procureur..) et internes (élus, DMSI, DRH, Direction juridique..) pour les missions du pôle
- Rendre compte de l'activité du pôle via l’information et le suivi (création de tableau de bord-)
- Remonter les difficultés rencontrées par les agents dans la mise en œuvre quotidienne des procédures, le traitement des dossiers et les relations avec les autres directions et services extérieurs
- Contribuer à la qualité des missions réalisées par l’équipe et au service rendu à la population
- Proposer des actions s’inscrivant dans la démarche d’amélioration continue et liées à la labellisation Qualiville du pôle


INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

Horaires : 39h – 22 RTT – Possibilité de télétravail un jour par semaine
Avantages sociaux : Carte restaurant, CNAS, associations du personnel, participation employeur à la mutuelle et à la prévoyance, prime annuelle, forfait mobilité durable, plan de Formation.
Conditions particulières d’exercice : permanences par roulement le samedi, y compris le samedi après-midi pour la célébration des mariages. Déplacements réguliers dans les mairies annexes.