ASSISTANT(E) DE DIRECTION H/F

Emploi à temps complet - Catégorie C – Adjoint administratif 1ère ou 2ème classe

Diplôme Bac+2 assistant de direction souhaité

Expérience significative dans l’assistanat de direction



MISSIONS

Sous l’autorité de la DGS, l’agent assiste cette dernière, le DGA Ressources internes et le DGA Familles, loisirs, éducation, jeunesse et sports, dans l’organisation quotidienne de leur travail et le suivi des dossiers. Il/Elle met en œuvre, coordonne et veille à la bonne exécution des décisions prises par la DGS. Il/elle est un des interlocuteurs privilégiés du cabinet de Monsieur Le Maire.


Organiser l’activité quotidienne du Directeur et des DGA :

- Assurer l’ensemble de la coordination des rendez-vous de la DGS : préparation des réunions et des documents nécessaires
- Assurer la gestion des astreintes des directeurs (planning, et suivi).


Assurer le suivi des activités :

- Renseigner les interlocuteurs et faire le relais vers l’interlocuteur compétent
- Assurer l’interface avec l’ensemble des services de la ville et les partenaires extérieurs
- Préparer et mettre à jour les dossiers (comités de direction-)
- Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne
- Assurer le suivi et le contrôle des parapheurs
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents de suivi
- Gérer l’organisation du séminaire des cadres et du séjour des agents administratifs des Lindau dans le cadre du jumelage.


Gestion du courrier :

- Organiser, enregistrer et assurer le suivi du courrier externe de la collectivité via le logiciel métier en lien avec les services et le cabinet du Maire
- Assurer le suivi de la boite mail en lien avec la préfecture et le cabinet du Maire
- Gérer la diffusion des mails dits "everyone" à l’ensemble de la collectivité.


Réaliser, mettre en forme et suivre les documents administratifs :

- Rédiger et mettre en forme tous types de documents
- Effectuer des recherches documentaires, organiser la diffusion et le classement des dossiers dans le respect de la réglementation.


Assurer le suivi des demandes de stages :

- Réceptionner, enregistrer et répondre aux demandes de stages
- Positionner et assurer un suivi de chaque stagiaire lors du stage
- Etre en lien avec les stagiaires, les services et les établissements scolaires et/ou organismes de formation
- Suivre les conventions de stage.