Assistant administratif et recrutement H/F

Sous la responsabilité de la Responsable du pôle Emploi/Compétences, vous assurez la gestion administrative du recrutement.

Sous la responsabilité de la Responsable des Ressources Humaines, vous prenez en charge la préparation et le suivi de plusieurs dossiers de la gestion des ressources humaines.

Recrutement :

- Diffusion des offres d’emploi externes sur les différents sites emploi,
- Déclarations des vacances d’emploi (DVE) et nominations auprès du CIG,
- Gestion et intégration des candidatures sur le logiciel ATS de recrutement,
- Prise de contact avec les candidats, convocations, préparation et suivi des dossiers, courriers, fiches de validation de recrutement, réponses aux candidats et classement,
- Suivi des nouveaux recrutements : tableau de suivi, gestion des demandes de bulletins de casier judiciaire n°2 (B2) et des « attestations d’honorabilité » du service Petite Enfance, gestion et mise à jour profils de poste et des organigrammes des services,
- Développement de la marque employeur : amélioration de la visibilité et l’attractivité de la collectivité en mettant à jour les pages employeurs des différentes sites emplois, relation régulière avec les prestataires externes,
- Gestion du Pool Vacataires : recrutement lors d’évènements spéciaux ou renforts temporaires, constitution d’un pool, recherche de candidats majeurs, lien avec les services et les vacataires, fiche d’entrée, demandes de casier judiciaire B2, transmission des éléments au secteur paie et secteur carrière,
- Gestion des dossiers d’apprentissage : création du contrat d’apprentissage sur le portail « CELIA » du Ministère du Travail, signature des conventions, lien avec les services, les apprentis et les CFA…,
- Gestion comptable : devis, bons de commande et les liquidations de factures,
- TIG et réparations pénales : lien avec le SPIP, suivi, organisation des RDV.

Gestion des dossiers du personnel :

- Organisation des différentes commissions (Réunion de concertation, CCP, CST, et FSSCT) : convocations, ordre du jour, réservation de salle, envoi des comptes rendus,
- Indexation des délibérations municipales RH,
- Saisie et suivi des absences syndicales : mise à jour du tableau de suivi,
- Participation à l’organisation des Elections des représentants du Personnel (tous les 4 ans).

Administration de logiciels métiers :

- Gestion de la campagne des entretiens professionnels dématérialisés : Paramétrage de la campagne sur CIRIL Métier/SMD, communication interne, création de procédures, support aux utilisateurs/évaluateurs, formations aux évaluateurs, statistiques, transmission et mise à jour des profils de poste des agents,
- Logiciel ATS de recrutement Wink: création de comptes utilisateurs, des dossiers de recrutement, support aux utilisateurs, création et MAJ d’une procédure d’utilisation à l’attention des responsables,
- Administration du site Espace Citoyens (ARPEGE) : Création des comptes, définition des droits, création et modification des formulaires, instruction des demandes des citoyens concernant le recrutement, transmission des demandes externes aux différents pôles RH.

Polyvalence sur l’accueil du service en cas d’absence de l’agent :

- Accueil physique et téléphonique du service,
- Répartition du courrier papier vers les pôles RH,
- Prise de RDV et secrétariat de la responsable.

Savoirs et savoir-faire :

- Très bonne maîtrise des techniques d’assistanat,
- Parfaite maîtrise du Pack Office, logiciel métier CIRIL, logiciel courrier (Maarch), logiciel gestion de recrutement (Wink).

Savoir-être :

- Grande aptitude aux relations humaines, très bonne présentation,
- Organisation et méthode, disponibilité,
- Réserve et discrétion,
- Sens du travail en équipe,
- Sens de l’initiative, perspicacité et sens pratique.
EC21126