Assistant(e) au Cabinet du Maire

Au sein du Cabinet du Maire, vous apportez une aide permanente à M. le Maire et à la Directrice de Cabinet en termes d’organisation, de gestion des agendas et de suivi des demandes. Vos principales missions sont :

Secrétariat du Cabinet du Maire :
- Organiser l’agenda du Maire en fonction des priorités (rendez-vous et déplacements)
- Assurer la gestion du secrétariat et centraliser les tâches
- Gérer les fichiers relatifs aux rendez-vous et réunions montés par le Cabinet
- Préparer les dossiers à la demande du Maire ou de la Directrice de Cabinet
- Tenir à jour le fichier EUDONET et rédiger des notes
- Assurer la gestion des congés de l’équipe du Cabinet en lien avec la Directrice de Cabinet

Les demandes de rendez-vous des administrés et des agents :
- Filtrer et centraliser les demandes reçues par le biais de l’accueil de la Mairie
- Préparer les permanences des administrés et des agents, après avoir fait un point préalable avec les services concernés
- A la suite des rendez-vous, relayer les instructions données par le Maire vers les personnes compétentes en assurant un suivi des demandes
- Gérer les courriers et les mails via le site internet de la Ville, gérer les arrêtés d’hospitalisation provisoire et vérifier les parapheurs à la signature du Maire

Les demandes de rendez-vous traitées directement par les services :
- Inscrire toutes les demandes dans un tableau retraçant leur suivi et les actions menées par les services municipaux : archiver les échanges de mails

Les permanences téléphoniques du Maire : (1 lundi soir sur 2)
- Filtrer et transmettre les messages et assurer le suivi des instructions données par le Maire auprès des services concernés

Séjours organisés par la Ville : classe de mer, de neige, séjours jeunesse senior
- Rédiger et envoyer des cartons séjours ou courriers aux participants